Ministerul Afacerilor Interne - MAI

Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, din 27.09.2013

Referințe (1), Jurisprudență

Text publicat în M.Of. al României.

În vigoare de la 04 octombrie 2013

Acest document poate avea modificări ulterioare. Cumpărați documentul în formă actualizată sau alegeți un abonament Lege5 care permite accesul la orice formă actualizată.

Pagina 1 din 3

Cumpără forma actualizată

sau autentifică-te

  •  

CAPITOLUL I Dispoziții generale

Art. 1. -

Prezentele norme metodologice reglementează aplicarea unor prevederi ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, denumită în continuare Lege, după cum urmează:

a) procedura de notificare prevăzută la art. 18 alin. (5) din Lege și conținutul acesteia;

b) datele care se introduc în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice prevăzut la art. 187 din Lege și condițiile privind gestionarea acestuia;

c) procedura de eliberare, reînnoire, suspendare și retragere a autorizației de funcționare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 181 - art. 184 din Lege.

Art. 2. -

În înțelesul prezentelor norme metodologice, termenii și noțiunile folosite au următoarele semnificații:

a) ani extremi - data celui mai vechi și a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;

b) arhivă - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul și metoda de inscripționare, create și deținute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exercițiul activității sale, precum și de orice persoană fizică, în decursul existenței acesteia; o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;

c) arhivar - angajat care administrează, prelucrează și gestionează documentele unui creator/deținător de arhivă, ce deține o diplomă de bacalaureat și un atestat/certificat specific activităților pe care le desfășoară;

d) arhivist - specialist care își desfășoară activitatea la un creator/deținător de arhivă având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea și protejarea arhivelor, care deține o diplomă de studii universitare prevăzute în standardul ocupațional;

e) autorizație de funcționare - act emis de Arhivele Naționale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor;

f) creator de arhivă - persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat care, în decursul existenței sale sau, după caz, a activității sale, a creat sau creează arhivă;

g) depozit de arhivă - spațiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea și protejarea arhivelor;

h) deținător de arhivă - persoană juridică de drept public sau privat, precum și persoană fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desființarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive; Jurisprudență (1)

i) document - informație înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită și păstrată de către un creator/deținător de arhive;

j) fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natură create și primite de către un creator de arhive pe parcursul existenței sale;

k) fondare - operațiune de stabilire a apartenenței documentelor la un fond arhivistic;

l) formare profesională continuă - proces de pregătire care presupune fie dobândirea de noi cunoștințe și abilități în calificarea pe care o persoană o posedă deja, fie o policalificare sau recalificare;

m) instrument de evidență a documentelor - document de sinteză care oferă informații pentru controlul fizic și de conținut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea și utilizarea informațiilor cuprinse în fondurile arhivistice;

n) inventariere - operațiune de luare în evidență a documentelor și unităților arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

o) metru liniar - unitate-etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliță raft cu lungimea de un metru care servește la aprecierea cantității de arhivă existentă într-un depozit, la dimensionarea spațiilor de depozitare, la calcularea necesităților de rafturi și mijloacelor de transport;

p) nomenclator arhivistic - instrument de lucru utilizat la constituirea unităților arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme și termene de păstrare;

q) ordonare - operațiune de grupare a unităților arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;

r) prelucrare arhivistică - ansamblul operațiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părți a acesteia, în ceea ce privește fondarea, ordonarea, inventarierea și selecționarea, cu scopul de a asigura evidența și utilizarea documentelor;

s) operator economic autorizat - persoană fizică sau persoană juridică care deține o autorizație de funcționare valabilă;

ș) selecționare - operațiunea de eliminare a unităților arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat;

t) unitate arhivistică (u.a.) - element component al unui fond arhivistic care se individualizează prin conținutul și forma sa și care ocupă o poziție distinctă într-un instrument de evidență.

CAPITOLUL II Procedura de notificare și conținutul acesteia

Art. 3. -

Notificarea structurilor Arhivelor Naționale se realizează de către:

a) lichidator, în situația declarării falimentului unui creator/deținător de arhivă;

b) lichidator, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casa teritorială de pensii), în situația predării arhivei către un operator economic autorizat, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor;

c) operatorul economic autorizat, în termen de 15 zile de la încheierea contractului prin care preia arhiva;

d) persoana fizică/persoana juridică care are în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de arhivă desființați, în situația predării arhivei către persoane fizice ori persoane juridice, altele decât operatorii economici autorizați.

Art. 4. -

(1) În situația prevăzută la art. 3 lit. a), lichidatorul are obligația ca, în termen în termen de 30 de zile de la declararea falimentului unui creator/deținător de arhivă, să depună la structura Arhivelor Naționale pe raza căreia își are sediul social creatorul/deținătorul de arhivă o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, însoțită de o copie a sentinței/încheierii de declarare a falimentului.

(2) În cazul în care creatorul/deținătorul de arhivă aflat în faliment are puncte de lucru cu personalitate juridică și în alte județe, lichidatorul are obligația să notifice și structurile Arhivelor Naționale din acele județe.

(3) În termen de 5 zile de la primirea notificării, lichidatorul este anunțat de către structura Arhivelor Naționale despre posibilitatea efectuării, în următoarele 15 zile, a unui control referitor la starea arhivei.

(4) Lichidatorul are obligația să permită accesul reprezentanților Arhivelor Naționale în toate spațiile în care se află spre păstrare arhiva creatorului/deținătorului de arhivă aflat în faliment.

(5) În urma controlului, reprezentanții structurilor Arhivelor Naționale încheie un proces-verbal de control în care prezintă situația arhivei creatorului/deținătorului de arhivă aflat în faliment, stabilind măsuri și termene de realizare, în vederea prelucrării și predării documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Național și în scopul pregătirii documentelor ce urmează a fi predate unui operator economic autorizat.

(6) Măsurile și termenele de realizare prevăzute în procesul-verbal de control se aduc la cunoștință lichidatorului, pe bază de semnătură.

(7) În cazul în care lichidatorul refuză semnarea procesului-verbal de control, structura Arhivelor Naționale întocmește, în termen de două zile, o notă de constatare cu concluziile rezultate în urma controlului. Nota se transmite lichidatorului prin poștă, cu confirmare de primire. Uniunea Națională a Practicienilor în Insolvență din România și judecătorul-sindic vor fi informați în legătură cu această situație.

(8) În situația în care arhiva unui creator/deținător de arhivă aflat în faliment se predă Autorității pentru Administrarea Activelor Statului, lichidatorul este obligat să transmită structurii Arhivelor Naționale pe raza căreia creatorul/deținătorul de arhivă a avut sediul social și, după caz, a avut puncte de lucru cu personalitate juridică o notificare în care să precizeze denumirea fondului predat, cantitatea, anii extremi și inventarele documentelor.

Art. 5. -

(1) În situația prevăzută la art. 3 lit. b), lichidatorul, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casele teritoriale de pensii) are obligația ca, în termen de 15 zile de la încheierea contractului cu un operator economic autorizat, să depună la structura Arhivelor Naționale o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 2.

(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naționale pe raza căreia operatorul economic autorizat are sediul social și, după caz, puncte de lucru cu personalitate juridică.

(3) Notificarea trebuie să fie însoțită de fotocopii ale următoarelor acte:

a) contractul încheiat între lichidator, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casa teritorială de pensii) și operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;

b) procesul-verbal de predare-primire a documentelor, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 3;

c) instrumentele de evidență.

Art. 6. -

(1) În situația prevăzută la art. 3 lit. c), operatorul economic autorizat are obligația ca, în termen de 15 de zile de la încheierea contractului, să depună la structura Arhivelor Naționale o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.

(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naționale pe raza căreia operatorul economic autorizat are sediul social și, după caz, puncte de lucru cu personalitate juridică.

(3) Notificarea trebuie să fie însoțită de fotocopii ale următoarelor acte:

a) contractul încheiat de către operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;

b) procesul-verbal de predare-primire a documentelor, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 3.

(4) În termen de 5 zile de la primirea notificării, structura Arhivelor Naționale îl înștiințează pe operatorul economic autorizat cu privire la posibilitatea efectuării unui control, referitor la stadiul de prelucrare a arhivei preluate de la creatorul/deținătorul de arhivă, care se va desfășura în următoarele 15 zile.

(5) Operatorul economic autorizat are obligația să permită accesul reprezentanților Arhivelor Naționale în toate spațiile în care deține documente primite de la un creator/deținător de arhivă.

(6) În urma controlului, reprezentanții structurii Arhivelor Naționale încheie un proces-verbal de control în care evaluează stadiul de prelucrare a documentelor, stabilind măsuri și termene de realizare a acestora.

(7) Măsurile și termenele de realizare prevăzute în procesul-verbal de control se aduc la cunoștința operatorului economic autorizat, pe bază de semnătură.

(8) În cazul în care operatorul economic autorizat refuză să semneze procesul-verbal de control, structura Arhivelor Naționale întocmește o notă de constatare cu concluziile menționate în acesta. Nota de constatare se trimite în termen de două zile prin poștă, cu confirmare de primire, operatorului economic autorizat.

Art. 7. -

(1) În situația prevăzută la art. 3 lit. d), persoana fizică sau persoana juridică care predă arhiva aflată în păstrarea sau custodia sa, ce a aparținut unui creator de arhivă desființat, unei alte persoane fizice sau persoane juridice este obligată să depună la structura Arhivelor Naționale pe raza căreia creatorul și-a desfășurat activitatea o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.

(2) Verificarea datelor transmise prin această notificare se face conform prevederilor art. 6 alin. (4) - (8).

CAPITOLUL III Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice

Art. 8. -

(1) Arhivele Naționale asigură evidența generală a operatorilor economici autorizați, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

(2) Gestionarea informațiilor cuprinse în registrul prevăzut la alin. (1) se face de către Arhivele Naționale.

(3) Informațiile sunt actualizate permanent în baza notificărilor primite din partea lichidatorilor, operatorilor economici autorizați, persoanelor fizice, persoanelor juridice, inclusiv a caselor teritoriale de pensii, precum și de la structurile Arhivelor Naționale.

(4) Conținutul și structura registrului menționat la alin. (1) sunt prevăzute în anexa nr. 6.

CAPITOLUL IV Procedura de obținere a autorizației de funcționare

SECȚIUNEA 1 Dispoziții generale

Art. 9. -

(1) În vederea eliberării autorizației de funcționare, operatorul economic depune o cerere la structura Arhivelor Naționale în raza căreia își are sediul social, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 7, însoțită de fotocopii ale documentelor cerute potrivit prezentului capitol, denumite în continuare documentația pentru autorizare.

(2) Operatorii economici care solicită eliberarea autorizației de funcționare în condițiile art. II alin. (1) din Legea nr. 138/2013 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 sunt obligați să anexeze la documentația prevăzută pentru autorizare și lista fondurilor arhivistice deținute.

(3) Autorizația de funcționare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat.

Art. 10. -

(1) În termen de 10 zile, structura Arhivelor Naționale analizează documentația pentru autorizare depusă și înștiințează operatorul economic cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea cerințelor de autorizare.

(2) Dacă documentația pentru autorizare este incompletă sau conține documente care nu sunt edificatoare asupra îndeplinirii cerințelor prevăzute de Lege, operatorului economic i se solicită completarea acesteia. Operatorul economic are obligația să transmită documentația solicitată în termen de 30 de zile de la primirea înștiințării din partea Arhivelor Naționale. În caz contrar, întreaga documentație pentru autorizare se clasează.

(3) În cazul în care documentația pentru autorizare respectă prevederile prezentului capitol, structura Arhivelor Naționale comunică operatorului economic data la care se verifică respectarea condițiilor de autorizare. Aceasta se efectuează în maximum 20 de zile de la depunerea completă a documentației pentru autorizare.

Art. 11. -

(1) În termen de 20 de zile de la data verificării, Arhivele Naționale eliberează autorizația de funcționare, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 8, sau înștiințează operatorul economic despre motivele respingerii cererii.

(2) În termen de 5 zile de la primirea înștiințării care conține motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestație la Arhivele Naționale.

(3) Rezultatul contestației este adus la cunoștința operatorului economic în termen de 10 zile de la data înregistrării acesteia.

Art. 12. -

(1) Operatorul economic autorizat este obligat să informeze Arhivele Naționale în cazul pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizației de funcționare, în termen de 5 zile de la data constatării acestui eveniment.

(2) Dacă se solicită un duplicat al autorizației de funcționare, operatorul economic autorizat depune o cerere la care anexează: dovada publicării pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizației de funcționare în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, sau într-un cotidian de largă circulație și dovada achitării taxei de eliberare a duplicatului.

Art. 13. -

În cazul în care intervin modificări asupra condițiilor care au stat la baza eliberării autorizației de funcționare, operatorul economic autorizat are obligația să înștiințeze Arhivele Naționale în termen de 15 zile de la data producerii acestui eveniment.

Art. 14. -

(1) Pentru eliberarea autorizației și menținerea condiției de autorizare referitoare la competența profesională, operatorul economic autorizat are obligația de a utiliza personal având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice.

(2) Formarea profesională continuă a personalului de specialitate din domeniul arhivistic se efectuează în cadrul centrelor de formare profesională de pe lângă asociațiile profesionale ale arhiviștilor din România și alte instituții, în condițiile legii.

SECȚIUNEA a 2-a Eliberarea autorizației de funcționare pentru serviciul arhivistic de păstrare și conservare

Art. 15. -

(1) În vederea eliberării autorizației de funcționare pentru prestarea serviciului arhivistic de păstrare și conservare, este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puțin câte un angajat calificat pentru ocupația de arhivist și arhivar și să depună următoarea documentație pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerțului;

b) copia certificată a autorizației de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situații de urgență;


Pentru a vedea documentul fără paginare, ai nevoie de un abonament Lege5!

;
se încarcă...