Ministerul Afacerilor Interne - MAI

Regulamentul de organizare și funcționare a Direcției secretariat general și protocol din 07.05.2013

Modificări (6), Referințe (1)

Text publicat în M.Of. al României.

În vigoare de la 31 mai 2013 până la 19 iulie 2016, fiind abrogat prin Ordin 108/2016 și înlocuit de Regulament 2016;

Acest document poate avea modificări ulterioare. Cumpărați documentul în formă actualizată sau alegeți un abonament Lege5 care permite accesul la orice formă actualizată.

Cumpără forma actualizată
sau autentifică-te
  •  

CAPITOLUL I Dispoziții generale

Art. 1. -

Direcția secretariat general și protocol își desfășoară activitatea în baza prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea și funcționarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările și completările ulterioare, și ale Hotărârii Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică și efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale prezentului regulament.

Art. 2. -

Direcția secretariat general și protocol este unitate de specialitate a aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne, denumit în continuare minister, fără personalitate juridică, la nivel de direcție, cu competență teritorială generală în domeniul său de activitate, coordonată de secretarul general, care asigură:

a) derularea operațiunilor tehnice privind primirea, evidența, trierea, repartizarea, urmărirea soluționării, multiplicarea, manipularea, selecționarea documentelor adresate ministrului afacerilor internelor, secretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului sau expediate de către aceștia altor structuri/organizații, precum și clasarea, arhivarea, inventarierea, selecționarea, păstrarea, conservarea și folosirea acestora, după caz;

b) traducerea corespondenței primite de conducerea ministerului;

c) activitățile de relații cu publicul;

d) activitatea de informare-documentare;

e) gestionarea paginii de intranet a ministerului din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

f) gestionarea arhivei proprii neclasificate a aparatului central al ministerului;

g) organizarea și desfășurarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului;

h) asigurarea relațiilor conducerii ministerului cu misiunile diplomatice acreditate în România;

i) implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute/gestionate de ministrul afacerilor interne, secretarii de stat, subsecretarii de stat, secretarul general, secretarii generali adjuncți și consilierii conducerii ministerului, respectiv de personalul de la cabinetele conducerii ministerului, pe de o parte, și la nivelul direcției, pe de altă parte;

j) organizarea grupurilor de lucru și a ședințelor desfășurate la nivelul conducerii ministerului;

k) președinția și secretariatul Comisiei centrale de selecționare a documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului;

l) prelucrarea automată a datelor și valorificarea informațiilor prin proceduri informatice.

Art. 3. -

(1) Pentru îndeplinirea atribuțiilor ce îi revin, Direcția secretariat general și protocol cooperează cu unitățile aparatului central, cu instituțiile și structurile aflate în subordinea/ coordonarea ministerului în probleme de interes comun, în conformitate cu legile, hotărârile și ordonanțele Guvernului, ordinele, înțelegerile și protocoalele aprobate de ministrul afacerilor interne, precum și cu instituții și organisme similare din țară și străinătate.

(2) Diagrama de relații a Direcției secretariat general și protocol este prevăzută în anexa nr. 1.

Art. 4. -

Activitatea Direcției secretariat general și protocol este concepută și se desfășoară în conformitate cu prevederile actelor normative și precizărilor metodologice care reglementează domeniul său de competență, pe baza principiilor: cooperării, legalității, nediscriminării, echidistanței, disponibilității, priorității interesului public, profesionalismului, confidențialității și transparenței.

Art. 5. -

Atribuțiile generale și specifice ale personalului din cadrul serviciilor sunt cele prevăzute în prezentul regulament, precum și în fișele posturilor.

CAPITOLUL II Organizarea Direcției secretariat general și protocol

Art. 6. -

(1) Structura organizatorică a Direcției secretariat general și protocol cuprinde:

a) conducerea;

b) Structura de securitate pentru conducerea ministerului;

c) Serviciul secretariat și tehnic administrativ;

d) Serviciul relații cu publicul;

e) Serviciul documentare, intranet și arhivă;

f) Serviciul protocol.

(2) Direcția secretariat general și protocol are în subordine Biroul relații consulare și cabinete.

(3) Organigrama Direcției secretariat general și protocol este prevăzută în anexa nr. 2.

Art. 7. -

Relațiile în cadrul Direcției secretariat general și protocol sunt ierarhice, de conducere sau de subordonare, iar între structurile din componență, de cooperare.

Art. 8. -

Direcția secretariat general și protocol coordonează, sprijină, îndrumă și controlează, pe linia activităților specifice, compartimentele de profil din unitățile aparatului central și din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

CAPITOLUL III Atribuțiile Direcției secretariat general și protocol

Art. 9. -

(1) Direcția secretariat general și protocol are următoarele obiective generale:

a) asigură fluxul documentelor la nivelul conducerii ministerului;

b) organizează activitatea de relații cu publicul la nivelul conducerii ministerului;

c) realizează fluxul de informare-documentare, în domeniile de activitate specifice instituției, necesar conducerii ministerului și specialiștilor;

d) gestionează arhiva proprie neclasificată a aparatului central al ministerului;

e) organizează activitatea de protocol la nivelul conducerii ministerului;

f) stabilește concepția de organizare și desfășurare a activităților în unitățile aparatului central și în instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, privind circuitul legal al lucrărilor, informarea documentară, primirea și soluționarea petițiilor, păstrarea și evidența arhivei proprii neclasificate, activitatea de protocol.

(2) Direcția secretariat general și protocol are următoarele atribuții principale:

a) asigură primirea, înregistrarea, evidența, trierea și circuitul lucrărilor de secretariat, la nivelul conducerii ministerului;

b) gestionează și monitorizează îndeplinirea dispozițiilor conducerii ministerului cu privire la realizarea sarcinilor conform rezoluțiilor;

c) asigură multiplicarea materialelor conform dispozițiilor conducerii ministerului, respectând normele legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

d) execută activitățile de secretariat tehnic pentru Colegiul ministerului și Comisia de dialog social;

e) asigură organizarea grupurilor de lucru și a ședințelor desfășurate la nivelul conducerii ministerului;

f) asigură primirea, evidența, trierea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului;

g) asigură redactarea, după caz, a răspunsurilor la petițiile adresate ministrului afacerilor interne, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general și secretarilor generali adjuncți;

h) organizează activitatea de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel;

i) consiliază cetățenii care se adresează conducerii ministerului;

j) gestionează toate apelurile telefonice primite prin "Linia telefonică deschisă" a ministerului și "Linia telefonică antidiscriminare";

k) organizează activitatea necesară asigurării fluxului de informare-documentare în domeniile de activitate specifice instituției;

l) realizează mape documentare și studii comparative pe domeniile specifice de activitate ale ministerului și asigură difuzarea acestora către structurile interesate;

m) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

n) gestionează pagina de intranet a ministerului din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

o) asigură organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al ministerului - aparat central;

p) asigură organizarea și desfășurarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului;

q) asigură relațiile conducerii ministerului cu misiunile diplomatice acreditate în România;

r) asigură demersurile necesare confecționării, prelungirii și eliberării pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

s) gestionează și actualizează baza de date și evidența pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

ș) asigură implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute/gestionate de conducerea ministerului, de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și la nivelul direcției;

t) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului propriu și a personalului de la Biroul relații consulare și cabinete; Modificări (1)

ț) desfășoară activități specifice pentru asigurarea securității și sănătății în muncă la nivelul conducerii ministerului și la nivelul direcției și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

u) desfășoară activități specifice pentru apărarea împotriva incendiilor la nivelul direcției și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

v) execută activități de îndrumare, sprijin și control, pe liniile specifice de muncă, în unitățile din aparatul central al ministerului, în instituțiile și structurile din subordinea/ coordonarea ministerului;

w) gestionează și asigură exploatarea corespunzătoare a sistemelor informatice pentru domeniile specifice de activitate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Direcției secretariat general și protocol sunt:

a) proiecte de ordine și instrucțiuni ale ministrului afacerilor interne, pe liniile de muncă date în competență;

b) concepții și metodologii de organizare și desfășurare a activităților din domeniile secretariat, relații cu publicul, informare-documentare, intranet, arhivistic, protocol - periodic și conform dispozițiilor;

c) ordinul de zi pe minister;

d) documente de deplasare pentru personalul de la cabinetele conducerii ministerului;

e) documentele pentru desfășurarea ședințelor Colegiului ministerului și ale conducerii ministerului (ordinea de zi, notele de sarcini, planul activităților Colegiului ministerului) - trimestrial, bilunar și la nevoie;

f) documentele pentru desfășurarea ședințelor Comisiei de dialog social (ordine de zi, tematică etc.);

g) corespondența cu unitățile din aparatul central al ministerului, cu instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, cu alte instituții, în vederea îndeplinirii sarcinilor specifice;

h) informări privind activitatea de primire, evidență, examinare și soluționare a petițiilor adresate conducerii unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, precum și de primire în audiență a cetățenilor/personalului ministerului, la acest nivel;

i) buletine de informare și documentare - bimestrial;

j) sinteze documentare - trimestrial;

k) informări documentare pentru conducerea ministerului - bilunar;

l) nomenclatorul arhivistic al documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului;

m) memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr. 189/2001 privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii și asimilații acestora din administrația publică;

n) note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului;

o) informări săptămânale privind activitățile de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

p) note-raport pentru aprobarea activităților de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

q) note-raport pentru aprobarea activităților de depunere de coroane;

r) liste de protocol;

s) planurile principalelor activități ale structurilor din componență - anual și trimestrial;

ș) fișele de sarcini pentru fiecare structură din componență în parte - lunar;

t) planul pregătirii continue a personalului - anual, pentru fiecare structură din componență în parte și pentru întreaga direcție;

ț) rapoarte privind activitatea de îndrumare, sprijin și control desfășurată de persoanele abilitate, pe domeniile de competență specifice fiecărui serviciu în parte;

u) rapoarte privind activitatea desfășurată la nivelul direcției și al structurilor din componență - semestrial și anual;

v) analizele și standardele ocupaționale pentru fiecare activitate desfășurată în cadrul direcției;

w) procedurile formalizate pentru îndeplinirea activităților specifice;

x) cerințe de securitate specifice sistemelor informatice și de comunicații, denumite în continuare SIC;

y) proceduri operaționale de securitate ale SIC;

z) manualul de management al calității, conform actelor normative interne;

aa) registrul de riscuri al Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

bb) planul anual de prevenire a corupției la nivelul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

cc) raportări semestriale și anuale cu privire la activitățile desfășurate la nivelul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete, în vederea prevenirii faptelor de corupție; Modificări (1)

dd) planul propriu anual al Direcției secretariat general și protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al ministerului;

ee) planul de alarmare a personalului Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

ff) planul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete de protecție și intervenție, în situații de urgență, pentru efectivele, bunurile și documentele dispuse în imobilul din Piața Revoluției; Modificări (1)

gg) planul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete de evacuare, în situații de urgență, a efectivelor, bunurilor și documentelor dispuse în imobilul din Piața Revoluției; Modificări (1)

hh) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

ii) documente privind evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție, instrucțiuni proprii de securitate și sănătate în muncă pentru conducerea ministerului și pentru personalul Direcției secretariat general și protocol și al Biroului relații consulare și cabinete; Modificări (1)

jj) norme specifice de apărare împotriva incendiilor aplicabile locurilor de muncă din Direcția secretariat general și protocol și Biroul relații consulare și cabinete. Modificări (1)

CAPITOLUL IV Conducerea Direcției secretariat general și protocol

Art. 10. - Modificări (2)

Conducerea Direcției secretariat general și protocol este asigurată de un director, ajutat de 2 directori adjuncți.

Art. 11. - Modificări (2)

Directorul Direcției secretariat general și protocol este șeful direct al întregului personal și răspunde în fața conducerii ministerului de întreaga activitate a efectivului Direcției secretariat general și protocol și Biroului relații consulare și cabinete aflat în subordine, îndeplinind atribuțiile din fișa postului, al cărei model este prevăzut în anexa nr. 3.

Art. 12. -

În exercitarea actului de conducere, directorul Direcției secretariat general și protocol:

a) reprezintă direcția în relațiile cu șefii unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cu instituțiile și organismele din afara sistemului ministerului, potrivit competențelor legale;

b) planifică, organizează și conduce activitățile Direcției secretariat general și protocol;

c) coordonează Direcția secretariat general și protocol și Biroul relații consulare și cabinete și stimulează personalul propriu; Modificări (2)

d) controlează activitățile desfășurate în cadrul Direcției secretariat general și protocol;

e) emite dispoziții obligatorii personalului din subordine pentru aplicarea actelor normative de nivel superior, precum și a ordinelor și instrucțiunilor emise de ministrul afacerilor interne și urmărește executarea acestora;

f) deleagă atribuții din competența sa directorilor adjuncți sau altor persoane din subordine, în condițiile legilor și ale actelor normative în vigoare, cu excepția atribuțiilor care îi sunt delegate de șefii superiori ierarhic. Modificări (1)

Art. 13. - Modificări (2)

Directorii adjuncți se subordonează nemijlocit directorului Direcției secretariat general și protocol și răspund de organizarea, planificarea, desfășurarea, controlul, sprijinirea și îndrumarea întregii activități a structurilor pentru care au delegare de competențe și îndeplinesc atribuțiile prevăzute în fișa postului, al cărei model este prevăzut în anexele nr. 4 și 5.

CAPITOLUL V Atribuțiile structurilor din Direcția secretariat general și protocol

Art. 14. -

(1) Structura de securitate pentru conducerea ministerului are ca obiectiv principal implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate deținute și gestionate de conducerea ministerului și de personalul de la cabinetele conducerii ministerului și este condusă de secretarul general al ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) elaborează și supune aprobării secretarului general normele interne privind protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

b) întocmește programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate și îl supune avizării Departamentului de informații și protecție internă, iar, după aprobare, acționează pentru aplicarea acestuia;

c) coordonează activitatea de protecție a informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia, la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

d) asigură relaționarea cu Departamentul de informații și protecție internă, în vederea coordonării activității și controlării măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

e) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecție a informațiilor clasificate și modul de respectare a acestora la nivelul conducerii ministerului și la cabinetele demnitarilor;

f) consiliază și informează conducerea ministerului și personalul de la cabinetele demnitarilor în legătură cu aspectele privind securitatea informațiilor clasificate (vulnerabilități, riscuri, măsuri de înlăturare a acestora);

g) informează conducerea ministerului despre vulnerabilitățile și riscurile existente în sistemul de protecție a informațiilor clasificate și propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

h) acordă sprijin reprezentanților autorizați ai instituțiilor abilitate, potrivit competențelor legale, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informații clasificate;

i) organizează activități de pregătire specifică a persoanelor din conducerea ministerului și de la cabinetele demnitarilor care au acces la informații clasificate;

j) asigură păstrarea și organizează evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

k) actualizează permanent evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces pentru conducerea ministerului și pentru personalul de la cabinetele demnitarilor;

l) întocmește și actualizează listele informațiilor clasificate elaborate sau păstrate, pe clase și niveluri de secretizare;

m) prezintă conducerii ministerului propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor și locurilor de importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate din sfera de responsabilitate și, după caz, solicită sprijinul instituțiilor abilitate;

n) efectuează, cu aprobarea conducerii ministerului, activități de control privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecție a informațiilor clasificate;

o) exercită alte atribuții în domeniul protecției informațiilor clasificate, potrivit legii.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Structurii de securitate pentru conducerea ministerului sunt următoarele:

a) programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate la nivelul conducerii ministerului, care se supune avizării;

b) planul tematic de pregătire a personalului pe linia protecției informațiilor clasificate pentru conducerea ministerului și personalul de la cabinetele demnitarilor, precum și temele lunare.

Art. 15. -

(1) Serviciul secretariat și tehnic administrativ are ca obiective principale primirea, înregistrarea, evidența și circuitul lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului și al direcției și asigurarea protecției informațiilor clasificate la nivelul direcției.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului secretariat și tehnic administrativ sunt următoarele:

I. Atribuții în domeniul tehnic-administrativ:

a) primește, înregistrează, triază, repartizează și expediază corespondența adresată ministrului, secretarilor de stat, subsecretarilor de stat, secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului;

b) verifică forma grafică a documentelor adresate conducerii ministerului, concordanța dintre actele normative enumerate și conținut, în vederea promovării acestora;

c) organizează și desfășoară activități pe linie de registratură, documente clasificate și curierat;

d) asigură evidența termenelor pentru lucrările cu dispoziții rezolutive ale conducerii ministerului și monitorizează îndeplinirea acestora;

e) repartizează, anual, grupele de numere de înregistrare pentru corespondența unităților din aparatul central al ministerului;

f) ține evidența literaturii de specialitate, a actelor normative interne (clasificate și neclasificate) la nivelul conducerii ministerului și a direcției;

g) ține evidența ștampilelor și matricelor sigilare folosite de conducerea ministerului și de personalul direcției și răspunde de manipularea și păstrarea lor;

h) asigură evidența corespondenței și a activităților zilnice ale secretarului general, secretarilor generali adjuncți și consilierilor ministrului și contribuie la realizarea sarcinilor din agenda de lucru a acestora;

i) organizează, împreună cu Serviciul relații cu publicul, primirea cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la conducerea ministerului și urmărește executarea dispozițiilor date cu aceste ocazii;

j) execută tehnoredactarea computerizată a lucrărilor conform dispozițiilor conducerii ministerului;

k) cooperează cu ofițerul de serviciu principal pe minister pe linia activităților specifice;

l) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile din aparatul central al ministerului, pentru instituțiile și structurile din subordinea/coordonarea ministerului, pe linia specifică de activitate;

m) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

II. Atribuții pe linia documentelor clasificate: asigură respectarea măsurilor procedurale privind accesul la informații clasificate, precum și a regulilor privind evidența, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea și distrugerea documentelor clasificate, în conformitate cu Programul de prevenire a scurgerii de informații clasificate deținute de Direcția secretariat general și protocol.

III. Atribuții pe linie de registratură și exploatare a sistemului informatic:

a) asigură primirea, evidența, înregistrarea, introducerea în baza de date și manipularea documentelor adresate conducerii ministerului, în conformitate cu reglementările legale în vigoare;

b) întocmește documentele necesare în vederea expedierii lucrărilor;

c) organizează și execută activitatea de secretariat a Colegiului ministerului și a ședințelor conducerii ministerului, sens în care:

1. elaborează proiectul planului activităților trimestriale, pe baza propunerilor primite;

2. asigură evidența, multiplicarea și difuzarea materialelor;

3. întocmește ordinea de zi, notele de sarcini, procesele-verbale ale ședințelor;

4. redactează, transmite și ține evidența sarcinilor cu termen, urmărind executarea la timp a acestora;

d) organizează și execută activitatea de secretariat tehnic a comisiei și subcomisiilor de dialog social din minister;

e) asigură activitatea de secretariat pentru comisii întrunite din dispozițiile conducerii ministerului;

f) asigură accesul la informațiile, datele și documentele aflate în evidență, în limitele competențelor stabilite de director și în conformitate cu reglementările în vigoare;

g) asigură prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de secretariat (procedură informatică de evidență a documentelor);

h) întocmește, periodic, analize cantitative și calitative privind modul de rezolvare a sarcinilor specifice.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului secretariat și tehnic administrativ sunt:

a) metodologia privind circuitul documentelor;

b) fișe de evidență a lucrărilor cu termene rezolutive ale conducerii ministerului;

c) planul activităților trimestriale ale Colegiului ministerului;

d) ordinea de zi, tematica și notele cu sarcinile rezultate din ședințele Colegiului ministerului și din ședințele de conducere;

e) ordinea de zi, tematica, minutele și procesele-verbale ale ședințelor comisiei și subcomisiilor de dialog social;

f) note de prezentare, circulare și corespondență conform dispozițiilor conducerii ministerului;

g) documente privind organizarea, desfășurarea cursurilor de specialitate și evaluarea cursanților, în colaborare cu Institutul de Studii pentru Ordine Publică;

h) planificarea serviciului de zi pe direcție;

i) registrul cu ordine de zi pe minister;

j) registrul cu dispoziții de zi ale directorului;

k) rapoarte și documente privind drepturile de personal pentru conducerea ministerului și efectivul direcției;

l) ordine de tragere cu armamentul;

m) documente de lucru (convocări, minute, procese-verbale, comunicări etc.).

Art. 16. -

(1) Serviciul relații cu publicul are ca obiectiv principal primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor/rapoartelor personale adresate conducerii ministerului și organizează activitatea de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport la acest nivel.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului relații cu publicul:

I. Atribuții pe linie de petiții și audiențe:

a) primește și înregistrează petițiile cetățenilor, ale organizațiilor neguvernamentale și ale instituțiilor, din țară și străinătate, transmise la minister prin poștă, fax sau e-mail ori depuse la ghișeul "Relații cu publicul";

b) analizează problematica petițiilor și, după caz:

1. le prezintă conducerii ministerului pentru a dispune asupra modalității de soluționare;

2. le trimite pentru soluționare și răspuns petentului, unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în a căror sferă de activitate se încadrează problematica semnalată;

3. când situația o impune, solicită unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor din subordinea/coordonarea ministerului, cărora le-au fost repartizate pentru soluționare, trimiterea către Direcția secretariat general și protocol - Serviciul relații cu publicul a rezultatului verificărilor aspectelor semnalate, în vederea informării conducerii ministerului și/sau a altor instituții;

4. în situația în care aspectele semnalate excedează sferei de competență a ministerului, redirecționează petițiile către instituțiile abilitate să le soluționeze și informează, în scris, petentul și/sau instituția care a remis petiția ministerului despre acest demers;

c) formulează și comunică răspunsuri către petenți, din dispoziția conducerii ministerului;

d) analizează periodic petițiile înregistrate și elaborează informări pentru conducerea ministerului și pentru public;

e) cooperează cu structurile centrale și teritoriale similare din cadrul ministerului, precum și cu instituțiile guvernamentale și neguvernamentale competente în materie de soluționare a petițiilor;

f) primește, verifică antiterorism, cartează și expediază unităților competente corespondența primită prin poșta civilă;

g) asigură, prin ghișeul "Relații cu publicul", datele, îndrumările și informațiile solicitate de către cetățeni din domeniul de competență al ministerului;

h) asigură introducerea, prelucrarea, actualizarea și valorificarea operativă a datelor prin Sistemul informatic de petiții-audiențe (procedură informatică de evidență a petițiilor);

i) prezintă conducerii ministerului cererile/rapoartele de primire în audiență/ieșire la raport, organizează primirea cetățenilor în audiență și urmărește îndeplinirea dispozițiilor date cu aceste prilejuri;

j) gestionează, conform procedurilor, apelurile telefonice primite de la cetățeni prin "Linia telefonică deschisă", "Linia telefonică antidiscriminare" și prin celelalte posturi telefonice din serviciu;

k) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, din instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului.

II. Atribuțiile Centrului de consiliere:

a) asigură aplicarea reglementărilor în vigoare privind relațiile cu publicul în minister;

b) participă la definirea cadrului legal și procedural al activității de relații cu publicul;

c) informează cetățenii cu privire la drepturile și modalitățile de a se adresa conducerii ministerului;

d) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, pentru instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul activității de relații cu publicul;

e) îi primește și îi consiliază, prin ofițerii desemnați, pe cetățenii care solicită acest lucru și monitorizează activitatea de rezolvare a problemelor ridicate, în limitele conferite de lege ministerului;

f) sprijină și îndrumă cetățenii către structurile și instituțiile desemnate prin lege să le soluționeze cererile.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului relații cu publicul sunt:

a) informarea semestrială și cea anuală privind organizarea și desfășurarea, la nivelul unităților din aparatul central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/ coordonarea ministerului, a activității de primire și soluționare a petițiilor, precum și de primire a cetățenilor/personalului ministerului în audiență/ieșire la raport;

b) note de prezentare și propuneri de soluționare a petițiilor adresate conducerii ministerului;

c) adrese de înaintare/reîndrumare a petițiilor a căror soluționare intră în competența altor instituții;

d) răspunsuri către petenți și instituțiile care au transmis petițiile;

e) note de clasare a petițiilor;

f) adrese de răspuns și materiale însoțitoare, pentru unitățile din aparatul central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului care solicită informații despre petenți.

Art. 17. -

(1) Serviciul documentare, intranet și arhivă este structura specializată unică ce are ca obiective principale coordonarea fluxului de informare și documentare, în domeniile de activitate specifice instituției, la nivel central și la nivelul structurilor subordonate, asigurarea traducerii corespondenței conducerii ministerului, organizarea, administrarea și prelucrarea de specialitate a documentelor ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului documentare, intranet și arhivă:

I. Atribuții pe linie de informare-documentare:

a) asigură fluxul de informare-documentare necesar personalului de conducere și specialiștilor, pe specificul activităților structurilor centrale și principalelor componente ale ministerului, pentru cunoașterea și asimilarea datelor și informațiilor de profil inclusiv din structurile similare străine;

b) formulează propuneri privind conținutul Buletinului de informare și documentare, denumit în continuare B.I.D., și al sintezelor documentare, prin consultarea conducătorilor structurilor beneficiare, și le prezintă directorului, în vederea obținerii aprobării conducerii ministerului;

c) prelucrează documentar materialele ce vor fi cuprinse în B.I.D. și în sintezele documentare, inclusiv cele care au fost elaborate de specialiști din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului;

d) asigură prelucrarea informatică a datelor, prin crearea, actualizarea și gestionarea bazelor de date specifice;

e) asigură analiza și sinteza surselor documentare interne și externe, pentru stabilirea tematicii din cuprinsul documentelor de informare-documentare elaborate în cadrul serviciului, și efectuează traducerea și prelucrarea documentară a acestora;

f) exploatează și valorifică baza documentară și biblioteca virtuală existente la nivelul serviciului, prin realizarea de B.I.D., mape documentare și informări documentare periodice, analize documentare comparative, lucrări documentare pe teme de management strategic și operațional, deontologie profesională, coordonare și cooperare, control și inspecții etc.;

g) asigură traducerea corespondenței conducerii ministerului;

h) studiază cataloagele editoriale, pentru identificarea și selecționarea publicațiilor și literaturii de specialitate străine pe domeniile de interes ale ministerului și stabilește necesarul de abonamente anual;

i) cooperează cu structurile centrale, cu inspectoratele generale și cele asimilate, cu instituțiile de învățământ și cu celelalte structuri din cadrul ministerului, pentru stabilirea necesităților și priorităților de informare-documentare curente și de perspectivă;

j) colaborează și efectuează documentarea cu/la structurile similare din celelalte instituții publice sau organisme neguvernamentale, pentru dezvoltarea fondului documentar;

k) cooperează cu serviciile din cadrul direcției și cu unitățile aparatului central, pentru stabilirea și elaborarea materialelor documentare necesare întocmirii lucrărilor din domeniul de referință;

l) asigură informarea periodică a beneficiarilor asupra documentarului disponibil, prin intermediul semnalărilor bibliografice din B.I.D. sau prin comunicare directă;

m) cooperează cu tipografia ministerului pentru realizarea materialelor documentare;

n) participă la organizarea și desfășurarea de congrese, conferințe, simpozioane, seminare etc., pe profil de informaredocumentare, în țară și în străinătate, în conformitate cu planul de măsuri și acțiuni al ministerului;

o) acționează ca unitate consultativă pentru unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, în domeniul informării și documentării;

p) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/coordonarea ministerului, urmărind cu această ocazie și impactul B.I.D. și al sintezelor documentare asupra beneficiarilor.

II. Atribuțiile principale pe linie de redactare-editare, intranet:

a) tehnoredactează lucrările documentare, la solicitarea unităților aparatului central al ministerului, instituțiilor și structurilor aflate în subordinea/coordonarea ministerului beneficiare sau din inițiativă proprie;

b) asigură tehnoredactarea și forma grafică a manuscriselor, întocmește adresele de înaintare și organizează activitatea de distribuire a publicațiilor;

c) realizează fluxul de informare-documentare prin gestionarea paginii de intranet a ministerului, din punctul de vedere al informațiilor prezentate;

d) actualizează permanent informațiile ce sunt publicate de Direcția secretariat general și protocol pe pagina de intranet a ministerului;

e) cooperează cu Direcția pentru comunicații și tehnologia informației în vederea actualizării paginii de intranet a ministerului;

f) înregistrează, cataloghează și stochează structurat tematic materialele documentare în baza de date, pentru identificarea și exploatarea operativă;

g) gestionează fondul documentar aflat la punctul de documentare și ține evidența lucrărilor date cu titlu de împrumut persoanelor care le solicită.

III. Atribuțiile Centrului de multiplicare:

a) asigură copierea materialelor dispuse de conducerea ministerului, cu respectarea normelor legale privind multiplicarea, înregistrarea și manipularea acestora;

b) gestionează și asigură repartizarea materialelor consumabile necesare conducerii ministerului și consumului intern.

IV. Atribuțiile pe linie de evidență, îndrumare și control arhivă:

a) preia, în depozitele proprii, documentele neclasificate create în unitățile din aparatul central al ministerului, în condițiile și la termenele prevăzute de lege;

b) asigură aplicarea și respectarea tuturor normelor metodologice în ceea ce privește organizarea și funcționarea depozitelor de arhivă, evidența și conservarea documentelor, prin efectuarea activităților specifice de sistematizare a depozitelor, verificarea existentului de arhivă, actualizarea instrumentelor de evidență, inventarierea documentelor fără evidență, selecționarea, păstrarea și conservarea documentelor;

c) întocmește și actualizează Nomenclatorul arhivistic, pentru dosarele create în cadrul aparatului central al ministerului, precum și alte norme tehnice;

d) asigură consultanță de specialitate tuturor unităților din aparatul central al ministerului, din oficiu sau la solicitarea acestora;

e) asigură aplicarea prevederilor legislației în vigoare, pentru realizarea protecției informațiilor din documentele ce fac parte din Fondul arhivistic al unităților din aparatul central al ministerului, prin apărarea secretului de stat și de serviciu, prin paza și conservarea documentelor, atât în timp de pace, cât și la mobilizare sau război;

f) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din unitățile aparatului central al ministerului;

g) întreprinde măsurile necesare în vederea asigurării protecției antiincendiu și antiefracție a depozitului de arhivă.

V. Atribuțiile principale pe linie de cercetare a arhivei:

a) întreprinde activități de cercetare tematică a documentelor existente în arhiva aparatului central al ministerului, constituind ulterior un fișier cu temele extrase din informațiile cuprinse în structurile arhivistice aflate în depozit;

b) organizează și desfășoară acțiunile de pregătire a documentelor pentru transpunere pe suporturi alternative și de executare efectivă a operațiunilor tehnice de copiere în scopul salvării informațiilor din documente, în fața unor eventuale pericole, constituind Fondul de asigurare a documentelor din cadrul aparatului central al ministerului;

c) execută cercetarea documentelor deținute, în scopul rezolvării petițiilor și a cererilor persoanelor fizice și juridice referitoare la recunoașterea unor drepturi legale;

d) creează, gestionează și actualizează baza de date centralizată, cu privire la unitățile aparatului central al ministerului, instituțiile și structurile aflate în subordinea/ coordonarea ministerului care dețin acte și date care dovedesc veniturile personalului, iar la solicitarea acestora oferă informații din baza de date centralizată;

e) pune la dispoziția cercetătorilor, în sala de studiu, documentele solicitate, potrivit prevederilor legale;

f) întreține și dezvoltă relații de specialitate cu Arhivele Naționale, cu alte instituții de cultură, prin participarea la activități comune, ca: sesiuni de comunicări științifice, colocvii, mese rotunde, consfătuiri pe probleme arhivistice sau istorice;

g) întreține relații cu instituții similare din țară și străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic, asigurând aplicarea convențiilor și înțelegerilor stabilite, respectând toate prevederile dispozițiilor referitoare la relațiile cu instituțiile din străinătate.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului documentare, intranet și arhivă sunt:

a) B.I.D., bimestrial;

b) sinteze documentare, trimestrial;

c) informări documentare, bilunar;

d) studii comparative pe profiluri și linii de muncă, periodic și la cerere;

e) sinteza materialelor documentare introduse în baza de date, lunar;

f) materiale pentru publicarea pe pagina de intranet a ministerului;

g) Nomenclatorul arhivistic al aparatului central al ministerului;

h) regulamentul de organizare și funcționare a sălii de studiu;

i) regulamentul procesului de pregătire pentru transpunerea pe suporturi alternative a documentelor și de copiere efectivă a acestora;

j) referate de cercetare și răspunsuri către petenți;

k) registrele de evidență curentă a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice;

l) procesele-verbale ale ședințelor comisiei centrale de selecționare a documentelor din minister;

m) rapoarte, referate, note, procese-verbale și modele de tipizate privind inventarierea și predarea-primirea documentelor create de unitățile aparatului central al ministerului, existentul de documente, măsuri pentru asigurarea păstrării și conservării documentelor, dotări și amenajări ale spațiilor de depozitare.

Art. 18. -

(1) Serviciul protocol asigură organizarea și desfășurarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului.

(2) Atribuțiile principale ale Serviciului protocol sunt următoarele:

I. Atribuții pe linie de protocol intern:

a) întocmește listele de protocol lunare și transmite felicitări din partea conducerii ministerului, precum și răspunsurile conducerii ministerului la felicitările primite de aceasta;

b) asigură demersurile necesare confecționării și eliberării pașapoartelor diplomatice și de serviciu pentru personalul ministerului;

c) gestionează și actualizează baza de date și evidența pașapoartelor diplomatice și de serviciu;

d) întocmește notele necesare în vederea confecționării și depunerii coroanelor și jerbelor cu ocazia unor evenimente oficiale;

e) întocmește adresele oficiale către structurile implicate în activitățile de ceremonial la nivelul ministrului și coordonează activitățile specifice care se impun;

f) asigură tipărirea tuturor materialelor realizate cu prilejul vizitelor oficiale în România ale delegațiilor, a cărților de vizită și felicitărilor, la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat;

g) asigură demersurile necesare pentru stabilirea graficelor de zbor cu prilejul deplasărilor conducerii ministerului în țară, conducerea și întâmpinarea delegațiilor la aeroport cu acest prilej;

h) întocmește rapoartele de atenții simbolice ulterior primirii la sediul ministerului a diplomaților străini acreditați la București, a reprezentanților unor organizații guvernamentale și neguvernamentale din țară și străinătate sau a altor cetățeni străini;

i) gestionează evidența atențiilor simbolice acordate la nivelul conducerii ministerului cu prilejul activităților de reprezentare si protocol;

j) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului.

II. Atribuții pe linie de protocol extern:

a) asigură organizarea și coordonarea activităților privind pregătirea și realizarea vizitelor oficiale în România a delegațiilor străine la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat;

b) ține legătura cu misiunile diplomatice acreditate în România, cu structurile similare din ministerele de interne partenere sau cu alte instituții implicate în efectuarea vizitelor conducerii ministerului în străinătate sau ale unor oaspeți străini în România, ca invitați ai conducerii ministerului;

c) participă la organizarea reuniunilor și conferințelor internaționale desfășurate în România, la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat, în colaborare cu serviciile de specialitate din cadrul celorlalte direcții din aparatul central;

d) participă, prin cadrele nominalizate ale serviciului, la însoțirea delegațiilor străine la nivel de ministru, secretari și subsecretari de stat, urmărind buna desfășurare a programului vizitei acestora;

e) ulterior aprobării, asigură multiplicarea și transmiterea către structurile subordonate ministerului a notelor-raport de vizită în România a unor delegații străine la nivelul conducerii ministerului sau de deplasare în străinătate a membrilor conducerii, precum și redactarea și transmiterea corespondenței cu celelalte instituții implicate în desfășurarea programului delegațiilor menționate;

f) face demersuri în vederea asigurării traducerii la acțiunile din domeniul relațiilor externe ale conducerii ministerului;

g) organizează și coordonează vizitele oficiale și de lucru în străinătate ale conducerii ministerului;

h) redactează documentele necesare pentru obținerea aprobării deplasărilor în străinătate ale ministrului, secretarilor și subsecretarilor de stat, face demersuri pentru obținerea avizelor și aprobărilor necesare la Ministerul Afacerilor Externe și Guvernul României;

i) organizează, conform dispozițiilor, primirea la conducerea ministerului a diplomaților acreditați la București, a reprezentanților diferitelor organizații (internaționale, guvernamentale și neguvernamentale), a reprezentanților unor companii sau a altor cetățeni străini;

j) alături de Direcția afaceri europene și relații internaționale și de alte structuri ale ministerului cărora le-au fost delegate aceste competențe, asigură contactele și corespondența ministerului cu misiunile diplomatice acreditate la București, rezolvând solicitările pe care acestea le adresează instituției și asigurând, după caz, traducerea corespondenței menționate;

k) asigură primirea, traducerea, redactarea și prezentarea, după caz, a corespondenței primite de la serviciile de protocol ale instituțiilor similare;

l) realizează notele de primire a demnitarilor străini care și-au anunțat intenția de a avea o întrevedere la conducerea ministerului;

m) redactează și asigură trimiterea, după caz, a unor corespondențe adresate de conducerea ministerului către diferite organisme sau personalități din țară;

n) realizează fișele documentare pentru obiectivele ce sunt vizitate de către conducerea ministerului sau delegațiile străine;

o) desfășoară activități de sprijin, îndrumare și control, pe linia specifică de muncă, la compartimentele de profil din structurile ministerului.

(3) Principalele documente elaborate în cadrul Serviciului protocol sunt:

a) memorandumurile privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului, conform Hotărârii Guvernului nr. 189/2001 privind unele măsuri referitoare la efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de serviciu, de către demnitarii și asimilații acestora din administrația publică;

b) note de fundamentare, note-raport, planuri de măsuri privind deplasările în străinătate ale conducerii ministerului și primirile delegațiilor străine la nivelul conducerii ministerului;

c) note de primire pentru reprezentanții misiunilor diplomatice străine la conducerea ministerului;

d) informări săptămânale privind activitățile de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

e) note-raport pentru aprobarea activităților de relații internaționale la nivelul conducerii ministerului;

f) note-raport pentru aprobarea activităților de depunere de coroane;

g) liste de protocol.

CAPITOLUL VI Dispoziții finale

Art. 19. -

Întregul personal al Direcției secretariat general și protocol are obligația de a cunoaște prevederile prezentului regulament, în părțile care îl privesc.

Art. 20. -

Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentul regulament.

ANEXA Nr. 1 la regulament Modificări (1)

Diagrama de relații a Direcției secretariat general și protocol

ANEXA Nr. 2 la regulament Modificări (3)

Organigrama Direcției secretariat general și protocol

ANEXA Nr. 3 la regulament

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcția secretariat general și protocol

FIȘA POSTULUI Modificări (1)

A. Identificarea postului

1. Compartimentul: Direcția secretariat general și protocol/Conducerea

2. Denumirea postului: director

3. Poziția postului în statul de organizare: 1

4. Relații:

a) ierarhice: se subordonează nemijlocit secretarului general al Ministerului Afacerilor Interne și are în subordine directorii adjuncți și șefii de serviciu; Modificări (2)

b) funcționale: cu unități ale aparatului central sau cu instituții și structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

c) de control: Modificări (2)

- coordonarea și controlul directorilor adjuncți și a șefilor de serviciu din subordine pentru: implementarea măsurilor de protecție a informațiilor clasificate, deținute și gestionate de conducerea ministerului, pe de o parte, și de Direcția secretariat general și protocol, pe de ală parte; înregistrarea, evidența și manipularea corespondenței la nivelul conducerii ministerului; primirea, înregistrarea și examinarea petițiilor adresate conducerii ministerului; asigurarea fluxului de informare și documentare în domeniile de activitate specifice instituției; organizarea, administrarea și prelucrarea documentelor de specialitate ce alcătuiesc Fondul arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne; organizarea activităților de protocol intern și extern la nivelul conducerii ministerului; control de specialitate asupra activității personalului din direcție și, la nevoie, a altor structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

- coordonarea, îndrumarea și controlul activităților desfășurate de structurile Ministerului Afacerilor Interne, cu privire la modul de aplicare a regulilor specifice de muncă, în domeniile din competența Direcției secretariat general și protocol;

d) de coordonare: a Biroului relații consulare și cabinete;

e) de cooperare: cu șefii unităților aparatului central, ai inspectoratelor generale și ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

f) de colaborare: cu omologii din structurile similare ale altor instituții;

g) de reprezentare: reprezintă direcția în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorități sau instituții publice din țară și din străinătate.

5. Definirea sumară a atribuțiilor postului: Elaborează concepția privind optimizarea activităților specifice direcției; planifică, organizează, conduce și controlează activitățile desfășurate de directorii adjuncți și de șefii de serviciu și de birou din subordine și coordonare; asigură organizarea și desfășurarea acțiunilor derulate la nivelul conducerii ministerului, conform dispozițiilor; gestionează petițiile adresate conducerii ministerului. Modificări (2)

B. Cerințele postului

1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofițer de poliție

2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puțin comisar-șef

3. Pregătire:

3.1. de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licență - ciclul I Bologna;

3.2. de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competență a Ministerului Afacerilor Interne;

3.3. cunoștințe în domeniile: management general, administrație publică, legislație, birotică;

3.4. limbi străine: cel puțin o limbă străină de circulație internațională la nivel mediu.

4. Experiență:

4.1. vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani;

4.2. vechime în specialitate: cel puțin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;

4.3. vechime în funcții de conducere: cel puțin 4 ani vechime în funcții de conducere în unități ale Ministerului Afacerilor Interne;

4.4. perioada pentru acomodarea la cerințele postului: 6 luni.

5. Aptitudini și abilități necesare: bun organizator și conducător, să cunoască și să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide și de a menține un climat socioprofesional optim, cunoștințe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză și sinteză, spirit de observație, simț organizatoric, prestanță, tact și discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

6. Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situațiilor-problemă, motivarea și antrenarea personalului în rezolvarea activităților specifice, sociabilitate, inițiativă, responsabilitate, conduită morală ireproșabilă la serviciu și în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe), obiectivitate, spirit critic

7. Parametri privind starea sănătății somatice: apt pentru funcții de conducere

8. Trăsături psihice și de personalitate: apt pentru funcții de conducere

C. Condiții specifice de muncă

1. Locul de muncă:

2. Programul de lucru:

3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorități sau instituții publice din țară și din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate

4. Condiții deosebite de muncă:

• Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activități intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenție și opțiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanță pentru activitatea personalului direcției, a instituției și pentru securitatea națională

• Schimbări frecvente și imprevizibile de program, cu implicații neuropsihice semnificative
• Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgența lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne
• Nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate și inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă
• Necesitatea asigurării confidențialității unui număr semnificativ de lucrări
• Expunere la radiații electromagnetice, stres

5. Riscuri implicate de post:

• Afecțiuni ale coloanei vertebrale
• Ulcer și afecțiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres
• Afecțiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului
• Surmenaj, oboseală psihică

6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale

Se încadrează în locuri de muncă și activități cu condiții speciale de muncă.

D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor și responsabilităților postului

Sarcini și îndatoriri:

a) elaborează concepția de organizare a activităților specifice direcției și asigură transpunerea acesteia în practică;

b) ori de câte ori este nevoie, prezintă secretarului general corespondența adresată ministrului afacerilor interne, asigurând informarea asupra conținutului documentelor;

c) urmărește realizarea la termen a sarcinilor rezultate din documentele aprobate de conducerea ministerului care conțin rezoluții, măsuri sau propuneri cu termene precise;

d) verifică existența tuturor avizelor necesare pe documentele ce urmează a fi promovate la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

e) asigură realizarea lucrărilor solicitate de conducerea ministerului, cu grad sporit de dificultate ori care necesită colaborarea cu alte structuri din cadrul ministerului;

f) urmărește înscrierea corectă a datelor în ordinul de zi pe Ministerul Afacerilor Interne și îl semnează;

g) semnează documente de transport pentru personalul de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne și foi de parcurs pentru autovehiculele care deservesc cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

h) semnează documente privind prezența personalului de la cabinetele conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

i) semnează ordine de serviciu pentru persoanele aflate în vizită la conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

j) întocmește Planul de activitate al Colegiului ministerului pe baza propunerilor formulate de șefii inspectoratelor generale, direcțiilor generale și direcțiilor din aparatul central;

k) verifică modul în care au fost pregătite și organizate ședințele Colegiului ministerului și alte ședințe la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne, asigurând secretariatul ședințelor Colegiului ministerului și ale Comisiei de dialog social;

l) stabilește responsabilitatea verificării mapelor cu lucrări (de secretariat și petiții) adresate conducerii ministerului;

m) repartizează spre soluționare structurilor responsabile documente adresate conducerii Ministerului Afacerilor Interne, conform ordinelor în vigoare;

n) solicită, după caz, puncte de vedere/avize de la oricare dintre structurile Ministerului Afacerilor Interne, în vederea prezentării la conducerea ministerului;

o) controlează modul de desfășurare a activităților profesionale, încadrarea în programul de lucru, activitatea personalului de serviciu, stilul și metodele de muncă ale directorilor adjuncți și șefilor de serviciu; Modificări (2)

p) asigură îndeplinirea măsurilor prevăzute în planul propriu al Direcției secretariat general și protocol pentru implementarea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern la nivelul aparatului central al Ministerul Afacerilor Interne;

q) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control la unitățile din aparatul central, la inspectoratele generale și la celelalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne, pe liniile specifice de muncă;

r) întocmește aprecierea de serviciu a directorului adjunct;

s) organizează, conduce și controlează activitatea personalului din structurile direcției;

ș) monitorizează modul de funcționare a sistemului de management al calității și dispune măsuri de eliminare a neconformităților;

t) organizează activitatea de pregătire continuă a personalului, urmărește cum se desfășoară și cum se asigură evaluarea întregului personal;

ț) asigură cadrul organizatoric necesar elaborării procedurilor formalizate și managementului riscurilor pentru activitățile specifice;

u) coordonează activitatea comisiei de elaborare a standardelor ocupaționale;

v) organizează categoriile de servicii (permanent sau ofițer de serviciu, ture, cabinete) care se execută în cadrul unității;

w) numește, prin dispoziție, personalul care va exercita atribuții în domeniile: întărirea controlului intern, apărarea împotriva incendiilor, securitatea și sănătatea în muncă, situații de urgență, personalul care va întocmi și va actualiza fișele Registrului de riscuri al Direcției secretariat general și protocol, precum și consilierul de integritate;

x) numește, prin dispoziție, persoanele din structura Direcției secretariat general și protocol responsabile de gestionarea tehnicii de informatică, documentelor clasificate, materialelor din evidența Direcției secretariat general și protocol;

y) asigură măsurile pentru păstrarea în condiții de deplină securitate a celorlalte bunuri din înzestrare și verifică, trimestrial, modul lor de depozitare;

z) urmărește realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat și petițiilor la nivelul conducerii ministerului;

aa) deschide petițiile adresate de către cetățeni conducerii ministerului, inclusiv cele marcate confidențial/personal, le analizează și le repartizează în funcție de sfera de activitate în care se încadrează problematica semnalată;

bb) semnează, în numele conducerii ministerului, răspunsuri adresate petenților;

cc) urmărește modul de organizare și desfășurare a activităților de primire a cetățenilor în audiență de către conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

dd) coordonează activitatea de informare-documentare pentru conducerea ministerului și stabilește conținutul și planificarea de perspectivă a materialelor care urmează a fi introduse în publicațiile de specialitate;

ee) analizează și propune spre aprobare conținutul buletinelor de informare și documentare și al sintezelor documentare;

ff) urmărește și coordonează activitatea de actualizare a informațiilor pe pagina de intranet a Ministerului Afacerilor Interne;

gg) urmărește respectarea normelor metodologice în ceea ce privește prelucrarea și gestionarea arhivei aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne;

hh) urmărește activitatea de întocmire și actualizare a Nomenclatorului arhivistic al aparatului central al Ministerului Afacerilor Interne și de gestionare a fondului arhivistic;

ii) coordonează activitatea de protocol intern și extern la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

jj) coordonează activitatea de relații consulare la nivelul conducerii Ministerului Afacerilor Interne;

kk) solicită Departamentului de informații și protecție internă efectuarea de verificări pentru avizarea eliberării certificatului de securitate și autorizației de acces la informații clasificate pentru angajații proprii și din structuri subordonate;

ll) aprobă listele cu personalul verificat și avizat pentru lucrul cu informațiile secrete de stat și evidența deținătorilor de certificate de securitate și autorizații de acces și le comunică la instituțiile abilitate să coordoneze activitatea și controlul măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, potrivit legii;

mm) propune actualizarea listei informațiilor secrete de stat și a termenelor de menținere în nivelurile de secretizare și o supune aprobării, potrivit legii;

nn) stabilește obiectivele, sectoarele și locurile din zona de competență care prezintă importanță deosebită pentru protecția informațiilor secrete de stat și le comunică la Departamentul de informații și protecție internă;

oo) solicită asistență de specialitate Departamentului de informații și protecție internă pentru coordonarea activității și controlarea măsurilor privitoare la protecția informațiilor secrete de stat;

pp) supune avizării Departamentului de informații și protecție internă programul propriu de prevenire a scurgerii de informații clasificate și asigură aplicarea acestuia;

qq) elaborează și aplică măsurile procedurale de protecție fizică și de protecție a personalului care are acces la informații clasificate;

rr) întocmește ghidul pe bază căruia se va realiza încadrarea corectă și uniformă în nivelurile de secretizare a informațiilor secrete de stat, în strictă conformitate cu legea, și îl prezintă spre aprobare împuterniciților și funcționarilor superiori abilitați prin lege să atribuie nivelurile de secretizare;

ss) asigură aplicarea și respectarea regulilor generale privind evidența, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea, manipularea, transportul, transmiterea și distrugerea informațiilor secrete de stat și a interdicțiilor de reproducere și circulație, în conformitate cu actele normative în vigoare;

șș) comunică instituțiilor abilitate, potrivit competențelor, lista funcțiilor din subordine care necesită acces la informații secrete de stat;

tt) la încheierea contractelor individuale de muncă, a contractelor de colaborare sau a convențiilor de orice natură precizează obligațiile ce revin părților pentru protecția informațiilor clasificate în interiorul și în afara unității, în timpul programului și după terminarea acestuia, precum și la încetarea activității în cadrul Direcției secretariat general și protocol;

țț) asigură includerea funcționarului de securitate în sistemul permanent de pregătire și perfecționare;

uu) aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind protecția informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia, și controlează modul de respectare a acestora în Direcția secretariat general și protocol;

vv) solicită fondurile necesare pentru implementarea măsurilor privitoare la protecția informațiilor clasificate, conform legii;

ww) analizează, ori de câte ori este necesar, dar cel puțin semestrial, modul în care funcționarul de securitate și personalul autorizat asigură protecția informațiilor clasificate;

xx) asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate și, pe baza acesteia, dispune măsuri în consecință, conform legii;

yy) sesizează Departamentul de informații și protecție internă în legătură cu incidentele de securitate și riscurile la adresa informațiilor secrete de stat;

zz) informează Departamentul de informații și protecție internă și dispune efectuarea de cercetări și, după caz, sesizează organele de urmărire penală în situația compromiterii informațiilor clasificate;

aaa) asigură aplicarea măsurilor de protecție a datelor cu caracter personal în cadrul direcției.

Responsabilități:

• de planificare: planificarea activității direcției
• de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor
• de lucru cu publicul: -
• de luare a deciziilor: decizii privind desfășurarea în bune condiții a activităților direcției
• accesul la informații: secret de stat, nivelul "strict secret de importanță deosebită"

E. Standarde de performanță asociate postului

1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate și elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuțiilor, sarcinilor și responsabilităților care revin direcției și postului pe care îl ocupă.

2. Indicatori calitativi: acuratețea lucrărilor, conținutul și forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete

3. Costuri: asigură planificarea, organizarea și desfășurarea activităților, respectarea și încadrarea strictă în limitele resurselor materiale și financiare aprobate în acest scop.

4. Timp: îndeplinește atribuțiile, sarcinile și responsabilitățile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situația o impune, în afara acestuia.

5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijloacele legale și materiale aflate la dispoziție.

6. Mod de realizare: individual, prin delegare de competențe către directorul adjunct sau către șefii de serviciu și prin colectivele pe care le coordonează

Ministrul afacerilor interne
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . . Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Secretar general
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . . Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Titularul postului -
director
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ANEXA Nr. 4 la regulament

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcția secretariat general și protocol

FIȘA POSTULUI

A. Identificarea postului

1. Compartimentul: Direcția secretariat general și protocol/Conducerea

2. Denumirea postului: director adjunct

3. Poziția postului în statul de organizare: 2

4. Relații:

a) ierarhice: se subordonează nemijlocit directorului și direct secretarului general și are în subordine serviciile dispuse de către directorul Direcției secretariat general și protocol prin procedura delegării de competențe;

b) funcționale: cu unități ale aparatului central sau cu instituții și structuri aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, în vederea îndeplinirii unor obiective stabilite de conducerea Ministerului Afacerilor Interne; coordonează activitatea serviciilor pentru care are delegare de competențe;

c) de control: control de specialitate asupra activității personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe și, la nevoie, a altor structuri din componența ministerului;

d) de cooperare: cu șefii unităților aparatului central, ai inspectoratelor generale și ai celorlalte structuri din Ministerul Afacerilor Interne;

e) de colaborare: cu directorii generali adjuncți, directorii adjuncți din structurile aparatului central, inspectoratelor generale, cu omologii din structurile similare proprii și ale altor instituții;

f) de reprezentare: reprezintă direcția în raporturile cu conducerea ministerului, cu celelalte structuri ale ministerului, cu autorități sau instituții publice din țară și din străinătate, pe baza delegației de reprezentare.

5. Definirea sumară a atribuțiilor postului:

Planifică, organizează, conduce și controlează activitățile desfășurate de personalul serviciilor pentru care are delegare de competențe, elaborează concepția privind optimizarea activităților la nivelul serviciilor pentru care are delegare de competențe, îndeplinește atribuțiile funcționarului de securitate la nivelul Direcției secretariat general și protocol.

B. Cerințele postului

1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: ofițer de poliție

2. Gradul profesional necesar ocupantului postului: cel puțin comisar-șef

3. Pregătire:

3.1. de bază: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licență - ciclul I Bologna;

3.2. de specialitate: studii de master sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în domeniul management, juridic sau în orice domeniu din aria de competență a Ministerului Afacerilor Interne;

3.3. cunoștințe în domeniile: management general, administrație publică, legislație, birotică;

3.4. limbi străine: cel puțin o limbă străină de circulație internațională la nivel mediu.

4. Experiență:

4.1. vechime în muncă/din care în Ministerul Afacerilor Interne: 10/5 ani;

4.2. vechime în specialitate: cel puțin 7 ani în specialitatea studiilor prevăzute ca pregătire de bază;

4.3. vechime în funcții de conducere: cel puțin 4 ani vechime în funcții de conducere în unități ale Ministerului Afacerilor Interne;

4.4. perioada pentru acomodarea la cerințele postului: 6 luni.

5. Aptitudini și abilități necesare: bun organizator și conducător, să cunoască și să aplice principiile managementului modern, să posede capacitatea de a decide și de a menține un climat socioprofesional optim, cunoștințe psihosociologice, capacitate de evaluare, analiză și sinteză, spirit de observație, simț organizatoric, prestanță, tact, discreție și discernământ, abilitate de comunicare, spirit de echipă, bun negociator, spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor

6. Atitudini necesare/comportament: abordare diplomatică a situațiilor-problemă, motivarea și antrenarea personalului în rezolvarea activităților specifice, sociabilitate, inițiativă, responsabilitate, conduită morală ireproșabilă la serviciu și în societate, receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă, comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe), obiectivitate, spirit critic

7. Parametri privind starea sănătății somatice: apt pentru funcții de conducere

8. Trăsături psihice și de personalitate: apt pentru funcții de conducere

C. Condiții specifice de muncă

1. Locul de muncă:

2. Programul de lucru:

3. Deplasări curente: în structurile Ministerului Afacerilor Interne, la autorități sau instituții publice din țară și din străinătate, cu care colaborează în domeniul propriu de activitate.

4. Condiții deosebite de muncă:

• Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activități intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenție și opțiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanță pentru activitatea personalului direcției, a instituției și pentru securitatea națională
• Schimbări frecvente și imprevizibile de program, cu implicații neuropsihice semnificative
• Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgența lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne
• Nivel ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate și inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă
• Necesitatea asigurării confidențialității unui număr semnificativ de lucrări
• Expunere la radiații electromagnetice, stres

5. Riscuri implicate de post:

• Afecțiuni ale coloanei vertebrale
• Ulcer și afecțiuni cardiovasculare cauzate de nivelul ridicat de stres
• Afecțiuni ale vederii cauzate de solicitări intense, precum scrisul, cititul, utilizarea calculatorului
• Surmenaj, oboseală psihică

6. Compensări: sporuri conform prevederilor legale Se încadrează în locuri de muncă și activități cu condiții speciale de muncă.

D. Descrierea sarcinilor, îndatoririlor și responsabilităților postului

Sarcini și îndatoriri:

a) îndeplinește atribuțiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea direcției;

b) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcției;

c) coordonează activitățile de elaborare și urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate și managementului riscurilor de către serviciile pentru care are delegare de competențe;

d) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor pentru care are delegare de competențe;

e) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat și ale secretarului general, după caz, conform dispoziției directorului;

f) răspunde de conținutul și forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile pentru care are delegare de competențe;

g) monitorizează și urmărește realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

h) întocmește, din dispoziția directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;

i) întocmește fișele de evaluare a activității profesionale desfășurate de șefii acestor servicii;

j) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;

k) face propuneri privind concepția de organizare și desfășurare a activității serviciilor pentru care are delegare de competențe;

l) răspunde de organizarea și desfășurarea activității de pregătire continuă a personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe;

m) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile pentru care are delegare de competențe;

n) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne, desfășurată de personalul competent din serviciile pentru care are delegare de competențe, pe domeniile specifice de activitate;

o) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile pentru care are delegare de competențe și întocmirea fișelor de autoevaluare;

p) coordonează unitar activitatea pe linie de informatică în unitate;

q) pune în aplicare și verifică respectarea în cadrul Direcției secretariat general și protocol a prevederilor Normelor de aplicare a Standardelor naționale de protecție a informațiilor clasificate și a informațiilor secrete de serviciu în unitățile Ministerului Afacerilor Interne, aprobate prin Ordinul ministrului de interne nr. 353/2002;

r) întocmește programul de prevenire a scurgerilor de informații clasificate în cadrul Direcției secretariat general și protocol, pe care îl supune spre avizare Departamentului de informații și protecție internă și spre aprobare directorului. După aprobare, acționează pentru aplicarea acestuia;

s) coordonează activitatea de protecție a informațiilor clasificate, în toate componentele acesteia;

ș) colaborează cu Departamentul de informații și protecție internă, pe linia protecției informațiilor clasificate;

t) monitorizează activitatea de aplicare a normelor de protecție a informațiilor clasificate și modul de respectare a acestora;

ț) consiliază conducerea Direcției secretariat general și protocol în legătură cu toate aspectele privind securitatea informațiilor clasificate;

u) informează conducerea Direcției secretariat general și protocol și Departamentul de informații și protecție internă despre vulnerabilitățile și riscurile existente în sistemul de protecție a informațiilor clasificate și propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

v) acordă sprijin reprezentanților autorizați ai Departamentului de informații și protecție internă, pe linia verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la informații clasificate;

w) organizează, în colaborare cu Departamentul de informații și protecție internă, activități de pregătire specifică a persoanelor care au acces la informații clasificate;

x) asigură păstrarea și organizează evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate;

y) actualizează permanent evidența certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate;

z) întocmește și actualizează listele informațiilor clasificate elaborate sau păstrate de Direcția secretariat general și protocol, pe clase și niveluri de secretizare;

aa) prezintă conducerii Direcției secretariat general și protocol propuneri pentru stabilirea obiectivelor, sectoarelor și locurilor de importanță deosebită pentru protecția informațiilor clasificate din sfera de responsabilitate și, după caz, solicită sprijinul Departamentului de informații și protecție internă în realizarea acestor demersuri;

bb) efectuează, cu aprobarea directorului Direcției secretariat general și protocol, controale privind modul de aplicare a măsurilor legale de protecție a informațiilor clasificate în cadrul Direcției secretariat general și protocol;

cc) exercită atribuții în domeniul protecției informațiilor clasificate, potrivit legii;

dd) răspunde de implementarea și asigurarea măsurilor de securitate în domeniul INFOSEC, conform normelor în vigoare;

ee) pune la dispoziția șefului Componentei de securitate pentru tehnologia informației și comunicațiilor lista cu certificatele de securitate/autorizațiile de acces la informații clasificate deținute de personalul Direcției secretariat general și protocol;

ff) monitorizează echipamentele care intră/ies din zonele de securitate;

gg) urmărește realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;

hh) ține evidența lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea Ministerului Afacerilor Interne, conform rezoluțiilor;

ii) asigură buna desfășurare a activităților de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de dialog social.

Responsabilități:

• de planificare: planificarea activității serviciilor pentru care are delegare de competențe
• de raportare: stadiul îndeplinirii sarcinilor
• de lucru cu publicul: -

• de luare a deciziilor: decizii privind desfășurarea în bune condiții a activității serviciilor pentru care are delegare de competențe
• accesul la informații: secret de stat, nivelul "strict secret de importanță deosebită"

E. Standarde de performanță asociate postului

1. Indicatori cantitativi: volumul lucrărilor verificate și elaborate (număr de pagini); asigură îndeplinirea tuturor atribuțiilor, sarcinilor și responsabilităților care revin postului pe care îl ocupă.

2. Indicatori calitativi: acuratețea lucrărilor, conținutul și forma prezentării - lucrări corecte, coerente, aplicabile, complete

3. Costuri: asigură planificarea, organizarea și desfășurarea activităților cu respectarea și încadrarea strictă în limitele resurselor materiale și financiare aprobate în acest scop.

4. Timp: îndeplinește atribuțiile, sarcinile și responsabilitățile postului în timpul programului de lucru sau, după caz, când situația o impune, în afara acestuia.

5. Utilizarea resurselor: dispune de toate mijlocele legale aflate la dispoziție.

6. Mod de realizare: individual și prin colectivele pe care le coordonează

Secretar general,
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avizat
Departamentul de informații și protecție internă
Director
Direcția secretariat general și protocol
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Titularul postului -
director adjunct
Direcția secretariat general și protocol
Nume și prenume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ANEXA Nr. 5 la regulament Modificări (1)

MINISTERUL AFACERILOR INTERNE

Direcția secretariat general și protocol

Aprob.
Ministrul afacerilor interne,
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

FIȘA POSTULUI
Nr. . . . . . . . . ..

I. Informații generale privind postul

1. Denumirea postului: director adjunct

2. Nivelul postului: de conducere

3. Scopul principal al postului: conducerea activității serviciilor din sfera de competență directă sau delegată

Condiții specifice pentru ocuparea postului

1. Studii de specialitate: studii superioare de lungă durată sau studii universitare de licență - ciclul I Bologna

2. Perfecționări (specializări): conform Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcționarilor publici, republicată, cu modificările și completările ulterioare: studii de masterat sau studii postuniversitare ori, după caz, studii universitare de lungă durată în specialitatea studiilor necesare exercitării funcțiilor sau în domeniul management

3. Cunoștințe de operare/programare pe calculator (necesitate și nivel): operare Windows, Internet nivel bine

4. Limbi străine (necesitate și nivel de cunoaștere): nu este cazul

5. Abilități, calități și aptitudini necesare:

- bun organizator și conducător;

- să cunoască și să aplice principiile managementului modern;

- să posede capacitatea de a decide și de a menține un climat socioprofesional optim;

- cunoștințe psihosociologice;

- capacitate de evaluare, analiză și sinteză;

- spirit de observație, simț organizatoric;

- prestanță;

- tact și discernământ;

- abilitate de comunicare;

- spirit de echipă, bun negociator;

- spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor;

- abordare diplomatică a situațiilor problemă;

- capacitate de motivare și antrenare a personalului în rezolvarea activităților specifice;

- sociabilitate, inițiativă, responsabilitate;

- conduită morală ireproșabilă la serviciu și în societate;

- receptivitate, previziune, deschidere pentru lucru în echipă;

- comportament adecvat (limbaj, vestimentație, reguli de politețe), obiectivitate, spirit critic.

6. Cerințe specifice:

- Autorizație de acces la informațiile clasificate din clasa secretelor de stat nivel strict secret de importanță deosebită

- Activitate cu o dinamică deosebită, ce necesită activități intelectuale intense, de mare complexitate, presupunând un nivel ridicat de atenție și opțiuni multiple, ale căror efecte sunt de importanță pentru activitatea personalului direcției, a instituției și pentru securitatea națională

- Schimbări frecvente și imprevizibile de program, cu implicații neuropsihice semnificative

- Ritm alert de muncă, program prelungit determinat de urgența lucrărilor solicitate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne

- Nivelul ridicat de calitate impus lucrărilor elaborate și inacceptabilitatea erorilor în activitatea curentă

- Necesitatea asigurării confidențialității unui număr semnificativ de lucrări

- Expunere la radiații electromagnetice, stres

- Deplasări la sediul instituțiilor din țară (inclusiv controale în unități ale Ministerului Afacerilor Interne din capitală sau din teritoriu)

7. Competența managerială (cunoștințe de management, calități și aptitudini manageriale):

- Contribuie la elaborarea planurilor strategice ale Direcției secretariat general și protocol în concordanță cu planurile strategice ale ministerului.

- Stabilește un echilibru corect între imperativele operaționale ale structurii pe care o conduce și planurile strategice ale Direcției secretariat general și protocol.

- Asigură comunicarea eficientă a misiunii, a planurilor strategice, a obiectivelor Direcției secretariat general și protocol și ale serviciilor din sfera de competență directă sau delegată.

- Stabilește calendarul de activități, obiectivele-cheie, responsabilitățile și perioadele de raportare pentru serviciile din sfera de competență directă sau delegată.

- Ia decizii rapide, la momentul oportun, bazate pe argumente adecvate și în concordanță cu legea.

- Evaluează corect activitatea subalternilor și ține cont de efectele deciziilor sale asupra serviciilor din sfera de competență directă sau delegată.

- Își asumă responsabilitatea pentru deciziile sale.

- Își coordonează corect activitatea cu omologii, cu subordonații și cu superiorii săi.

- Controlează, la nivel strategic, activitatea serviciilor din sfera de competență directă sau delegată și îndeplinirea obiectivelor. Nu se implică personal în probleme delegate unui nivel inferior de responsabilitate, dar monitorizează rezultatele în funcție de termenele și obiectivele specifice ale planurilor strategice și calendarului de activități. Nu acceptă calitatea slabă a activității subalternilor fără a interveni.

- Se asigură că tot personalul din subordine este corect instruit pentru responsabilitățile ce îi revin.

- Înțelege și aplică politicile de resurse umane ale ministerului.

- Înțelege și respectă standardele de etică ale ministerului.

Atribuții specifice postului

A. Sarcini și îndatoriri:

1. îndeplinește atribuțiile directorului în perioada în care este desemnat la conducerea Direcției secretariat general și protocol;

2. acționează pentru îndeplinirea sarcinilor care i-au fost repartizate direct de conducerea Ministerului Afacerilor Interne sau de directorul Direcției secretariat general și protocol, potrivit competențelor directe sau delegate;

a) participă nemijlocit la elaborarea lucrărilor cu grad sporit de dificultate ori care presupun colaborarea între mai multe structuri ale direcției;

b) coordonează activitățile de elaborare și urmărire a modului de aplicare a procedurilor formalizate și managementului riscurilor de către serviciile din sfera de competență directă sau delegată;

c) monitorizează modul de aplicare a standardelor de calitate în activitatea serviciilor din sfera de competență directă sau delegată;

d) verifică lucrările din mapele secretarilor de stat și ale secretarului general, după caz, conform dispoziției directorului;

e) răspunde de conținutul și forma lucrărilor prezentate directorului, elaborate de serviciile din sfera de competență directă sau delegată;

f) monitorizează și urmărește realizarea în intervalul termenelor rezolutive a lucrărilor ordonate de conducerea Ministerului Afacerilor Interne;

g) întocmește, din dispoziția directorului, lucrări solicitate de conducerea ministerului ori de alte structuri;

h) participă la elaborarea unor lucrări de către colective numite de conducerea ministerului;

i) face propuneri privind concepția de organizare și desfășurare a activității serviciilor din sfera de competență directă sau delegată;

j) întocmește fișele de evaluare a activității profesionale desfășurate de șefii acestor servicii;

k) răspunde de organizarea și desfășurarea activității de pregătire continuă a personalului din serviciile din sfera de competență directă sau delegată;

l) efectuează activități de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne pe domeniile din sfera de competență directă sau delegată;

m) coordonează activitatea de îndrumare, sprijin și control în unitățile Ministerului Afacerilor Interne, desfășurată de personalul competent din serviciile din sfera de competență directă sau delegată, pe domeniile specifice de activitate;

n) controlează prin sondaj încărcătura cu sarcini a personalului din serviciile din sfera de competență directă sau delegată și întocmirea fișelor de autoevaluare;

o) urmărește realizarea circuitului legal al lucrărilor de secretariat la nivelul conducerii ministerului, în conformitate cu normele în vigoare;

p) ține evidența lucrărilor cu termen de finalizare dispus de conducerea Ministerului Afacerilor Interne, conform rezoluțiilor;

q) asigură buna desfășurare a activităților de secretariat tehnic pentru Colegiul Ministerului Afacerilor Interne, pentru Comisia de Dialog Social.

B. Responsabilități:

a) de planificare: coordonează activitatea de elaborare a planurilor de măsuri și activități legate de domeniul din sfera de competență directă sau delegată;

b) de raportare: prezintă directorului rapoarte și informări pe probleme de specialitate;

c) de luare a deciziilor: la nivelul de competență proprie/permanent;

d) accesul la informații, păstrarea și confidențialitatea acestora: autorizație de acces la informațiile clasificate din clasa secretelor de stat nivel strict secret de importanță deosebită.

Identificarea funcției publice corespunzătoare postului

1. Denumire: director adjunct

2. Clasa:

3. Gradul profesional: grad II

4. Vechimea (în specialitate necesară): 3 ani

II. Sfera relațională a titularului postului

1. Sfera relațională internă:

a) Relații ierarhice:

- este subordonat nemijlocit directorului Direcției secretariat general și protocol;

- are în subordine nemijlocită șefii serviciilor din sfera de competență directă sau delegată;

- prin dispoziție a directorului Direcției secretariat general și protocol i se pot delega, potrivit prevederilor legale, competențe și responsabilități privind conducerea direcției.

b) Relații funcționale:

- conduce întreaga activitate a serviciilor din sfera de competență directă sau delegată;

- coordonează nemijlocit serviciile din sfera de competență directă sau delegată;

- colaborează cu conducerile direcțiilor generale și direcțiilor (similare) din aparatul central și ale celorlalte instituții sau unități aflate în subordinea ori coordonarea Ministerului Afacerilor Interne, cu sau fără personalitate juridică, în scopul îndeplinirii atribuțiilor din domeniul din sfera de competență directă sau delegată;

- colaborează cu organismele de profil din instituții ale administrației publice, în scopul îndeplinirii atribuțiilor din domeniile de competență ale direcției, în conformitate cu prevederile legale și cu ordinele ministrului afacerilor interne.

c) Relații de control:

- controlează activitatea serviciilor din sfera de competență directă sau delegată și cărora le coordonează nemijlocit activitatea;

- controlează și coordonează, pe linie de specialitate, activitatea structurilor din Ministerul Afacerilor Interne, cu atribuții în domeniul din sfera de competență directă sau delegată.

d) Relații de reprezentare: reprezintă Direcția secretariat general și protocol în fața conducerii Ministerului Afacerilor Interne, în raporturile cu celelalte unități ale ministerului, cu instituții și organisme din țară și străinătate, în baza delegației de reprezentare.

2. Sfera relațională externă: nu este cazul.

3. Limitele de competență: conform prevederilor Legii nr. 188/1999, republicată, cu modificările și completările ulterioare

4. Delegarea de atribuții: funcționarilor publici cu statut special și personalului contractual din serviciile din sfera de competență directă sau delegată, în scopul realizării la timp și eficient a obiectivelor propuse

Întocmit de:
Numele și prenumele . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funcția publică de conducere: director
Semnătura: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data întocmirii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Luat la cunoștință de către ocupantul postului:
Numele și prenumele . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contrasemnează:
Numele și prenumele . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funcția: secretar general
Semnătura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Acest document poate avea modificări ulterioare. Cumpărați documentul în formă actualizată sau alegeți un abonament Lege5 care permite accesul la orice formă actualizată.

;
se încarcă...