Back

Parlamentul României

Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996

În vigoare de la 09.04.1996

Acest document poate avea modificări ulterioare. Cumpăraţi documentul în formă actualizată sau alegeţi un abonament Lege5 care permite accesul la orice formă actualizată.

Cumpără forma actualizată

CAPITOLUL I Dispoziţii generale

Art. 1.

Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.

Art. 2.

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

Art. 3. Referințe (1)

(1) Administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către Arhivele Naţionale, care se înfiinţează prin hotărâre a Guvernului*) la nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne.

(2) Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi prin serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale*).

(3) Protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în condiţii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamităţi naturale, de către creatori şi deţinători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuţii speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de specialitate a Arhivelor Naţionale.

*) A se vedea Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificările ulterioare.

Art. 4. Jurisprudență (1)

Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi.

CAPITOLUL II Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României

Art. 5.

Arhivele Naţionale acordă asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, îndeplinind următoarele atribuţii:

a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de lucru pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, inclusiv pentru clasificarea şi includerea în Fondul Arhivistic Naţional al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau publicităţii, după caz;

b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege;

d) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le deţine;

e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;

f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reţeaua automatizată de informare şi documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corelarea tehnică şi metodologică şi pentru colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivistică şi a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naţional de informare şi documentare;

g) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;

h) asigură, prin Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor arhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;

j) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări ştiinţifice sau culturale internaţionale;

k) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi participă la congrese, conferinţe, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internaţionale;

l) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război.

Art. 6.

În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un consiliu ştiinţific, format din specialişti ai Arhivelor Naţionale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti din ministerele interesate, care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme privind normele şi metodologiile specifice de lucru, publicaţiile de specialitate, precum şi dezvoltarea întregii activităţi arhivistice. Modul de organizare şi funcţionare, precum şi componenţa consiliului ştiinţific se stabilesc prin regulament de organizare şi funcţionare, aprobat de directorul Arhivelor Naţionale.

CAPITOLUL III Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

SECŢIUNEA I Evidenţa documentelor

Art. 7.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.

Art. 8.

(1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii.

(2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9.

(1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.

(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

(3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat.

SECŢIUNEA a II-a Selecţionarea documentelor

Art. 10.

(1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori.

(2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale.

Art. 11.

(1) În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.

(2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente.

(3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. (2).

(4) În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

SECŢIUNEA a III-a Păstrarea documentelor

Art. 12.

(1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.
Jurisprudență (1)

(2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.

(3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.

(4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor.

(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăţilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social.

SECŢIUNEA a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale

Art. 13.

(1) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:

a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
Jurisprudență (1)

d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.

(2) Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al preşedintelui Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se constată că nu mai sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii curente.

Art. 14.

(1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi.

(2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.

Art. 15.

(1) Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite.

(2) Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.

Art. 16.

Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de documente.

Art. 17.

Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Art. 18. Jurisprudență (1), Reviste (2)

(1) În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice.
Jurisprudență (8)

(2) În cazul încetării, în condiţiile legii, a activităţii unei persoane fizice autorizate sau a activităţii unui profesionist care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceştia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizaţia profesională din care aceştia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
Jurisprudență (4)

(3) Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
Jurisprudență (3)

(4) În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei, cu modificările şi completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
Jurisprudență (3)

(5) În vederea realizării activităţilor prevăzute la alin. (1)-(4) se instituie obligaţia notificării Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
Puneri în aplicare (1)

a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi;

b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate în baza contractelor prevăzute la alin. (1);

c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi.

(6) În scopul informării publice se instituie obligaţia de a publica informaţii relevante privind situaţia documentelor preluate de la creatorii dizolvaţi, astfel:

a) pentru operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

b) pentru Arhivele Naţionale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.

Art. 19.

(1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.

(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile referitoare la:
Puneri în aplicare (1)

a) competenţa profesională - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;

b) baza materială - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activităţilor prevăzute la alin. (1);

c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii.

(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi reînnoită pentru aceeaşi perioadă.

(4) Autorizaţia de funcţionare se reînnoieşte obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei prevăzute la alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice.

(5) Pentru reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, documentaţia actualizată care face dovada îndeplinirii condiţiilor prevăzute la alin. (2).
Puneri în aplicare (1)

Art. 20. Puneri în aplicare (1)

(1) Autorizaţia de funcţionare se suspendă de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 luni, în următoarele situaţii:

a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu mai îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 19 alin. (2);

b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfăşoară alte servicii arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizaţia de funcţionare;

c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancţionat contravenţional de cel puţin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege.

(2) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare intră în vigoare în termen de 5 zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz.

(3) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare constă în interzicerea dreptului operatorului economic care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendării şi până la data stabilită în notificarea prevăzută la alin. (2), operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice are obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru înlăturarea sau încetarea situaţiilor care au stat la baza suspendării.

(4) Contractele prevăzute la alin. (3), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de nulitate absolută.

se încarcă...