Back

Administraţia Naţională a Penitenciarelor - ANP

Procedura privind închirierea spaţiilor din sistemul administraţiei penitenciare din 19.12.2016

În vigoare de la 10.01.2017

Acest document poate avea modificări ulterioare. Cumpăraţi documentul în formă actualizată sau alegeţi un abonament Lege5 care permite accesul la orice formă actualizată.

Cumpără forma actualizată

ARTICOLUL 1

Etapa 1 - Întocmirea documentelor
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Elaborarea referatului de necesitate şi a notei privind stabilirea preţului minim de pornire, inclusiv a pasului de licitare Referatul de necesitate se aprobă de către directorul unităţii penitenciare.
Se anexează o schiţă a planului locaţiei destinată înfiinţării şi funcţionării unui punct comercial. Preţul de pornire se stabileşte pornind de la nivelul tarifelor în lei/lună practicate de unitatea administrativ-teritorială în baza hotărârii consiliului local.
Pasul de licitare se stabileşte procentual sau în progresie aritmetică.
Compartimentul achiziţii publice în colaborare cu Compartimentul cazarmare elaborează nota privind stabilirea preţului minim de pornire, inclusiv pasul de licitare.
La data demarării procedurii Compartimentul achiziţii publice în colaborare cu Compartimentul cazarmare Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 2 - Elaborarea documentaţiei descriptive
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Elaborarea caietului de sarcini Acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile despre: suprafaţa de închiriat, datele tehnice privind racordarea la utilităţile unităţii penitenciare, preţul de pornire, valoarea pasului de licitare, conform datelor menţionate în anexa nr. 1 la procedură. Până la data demarării procedurii Structura logistică Structura economică şi compartimentul de specialitate Director Compartimentul achiziţii publice
2. Elaborarea clauzelor contractuale Se ataşează modelul de contract, conform anexei nr. 2 la procedură. Până la data demarării procedurii Compartimentul achiziţii publice în colaborare cu consilierul juridic Structura economică Director economic Consilier juridic Director Compartimentul achiziţii publice
3. Stabilirea condiţiilor de calificare a operatorilor economici Documentele menţionate în documentaţia descriptivă Până la data demarării procedurii Compartimentul achiziţii publice Compartimentul de specialitate Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
4. Completarea documentaţiei descriptive (anexa nr. 3 la procedură) Completarea documentaţiei descriptive trebuie să conţină cel puţin informaţiile despre: datele de identificare ale unităţii, documentele de calificare solicitate, garanţia de participare şi de bună execuţie. Până la data demarării procedurii Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
5. Stabilirea formularelor şi modelelor care se vor ataşa documentaţiei descriptive Documentaţia descriptivă cuprinde formularele pentru participarea la procedură. Până la data demarării procedurii Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 3 - Transmiterea spre publicare a anunţului
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1 Redactarea şi aprobarea anunţului de închiriere Anunţul de închiriere trebuie să conţină cel puţin informaţiile despre datele de identificare ale unităţii: suprafaţa spaţiului de închiriat, valoarea minimă a salturilor de licitare, garanţia de participare, data şi ora de desfăşurare a procedurii.
Data desfăşurării licitaţiei va fi cel mult la 30 de zile de la data publicării anunţului.
În termen de 5 zile de la data aprobării documentaţiei descriptive Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
2. Publicarea anunţului de închiriere Anunţul de închiriere se va publica într-un cotidian central şi un ziar local, va fi postat pe pagina de internet a unităţii şi afişat la sediul unităţii administrativ-teritoriale
(consiliul local) şi la sediul unităţii organizatoare.
După aprobarea anunţului de închiriere Publicarea este responsabilitatea Compartimentului achiziţii publice şi a Compartimentului informatic al unităţii penitenciare. Compartimentul achiziţii publice
Etapa 4 - Numirea comisiei de evaluare
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Emiterea deciziei de numire a comisiei de licitaţie privind închirierea spaţiului Comisia de evaluare va fi formată din preşedinte, minimum 2 membri titulari şi 2 membri de rezervă.
Membrii comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, din cadrul structurilor economice, juridice şi tehnice.
Cu cel puţin 5 zile înainte de data şedinţei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice Structura economică Consilier juridic Director Compartimentul achiziţii publice
2. Modul de lucru al comisiei de evaluare Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor stabileşte modul de lucru, de comun acord cu membrii acesteia. Până la data deschiderii ofertelor Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 5 - Perioada de aşteptare
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Înregistrarea adreselor privind solicitări de clarificări şi/sau vizitarea spaţiilor Înregistrarea solicitărilor/adreselor se face la secretariatul unităţii organizatoare şi acestea vor fi anexe la dosarul achiziţiei publice. În momentul primirii solicitării Secretariatul unităţii Compartimentul achiziţii publice Structura economică Compartimentul achiziţii publice
2. Transmiterea adreselor privind răspunsurile la solicitările de clarificări şi/sau posibilitatea vizitării spaţiilor către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia descriptivă Unitatea organizatoare are obligaţia de a răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se transmite, înainte de data-limită de depunere a documentelor de calificare solicitate, către toţi operatorii economici care au obţinut documentaţia descriptivă. Vizitarea spaţiilor ce urmează a fi închiriate de către operatorii economici interesaţi Înainte de data- limită de depunere a ofertelor Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 6 - Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei descriptive şi primirea documentelor
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Unitatea organizatoare are obligaţia de a pune la dispoziţia operatorului economic documentaţia descriptivă cât mai repede posibil La solicitarea operatorilor economici, unitatea are obligaţia de a pune la dispoziţia acestora documentaţia descriptivă. La solicitarea operatorilor economici Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
2. Orice comunicare, solicitare, informare, notificare şi altele asemenea trebuie să se transmită în scris. Orice document scris trebuie înregistrat în momentul transmiterii şi în momentul primirii acestuia.
Documentele scrise pot fi transmise prin e-mail, poştă sau fax.
În momentul transmiterii/primirii Secretariatul unităţii penitenciare Compartimentul achiziţii publice Director Compartimentul achiziţii publice
3. Primirea documentelor Documentele se depun la sediul unităţii organizatoare.
Acestea se înregistrează, imediat, la secretariatul unităţii, consemnându-se ora, data sosirii şi modalitatea de depunere (curierat, persoana care le-a depus, după caz). În cazul în care acestea nu se depun de reprezentantul legal al operatorului economic, atunci documentele se depun cu împuternicire (delegaţie).
Întocmirea listei cu ofertanţi, înregistrarea datei şi a orei când au fost depuse acestea
Nu se admit oferte transmise prin e-mail sau fax.
În momentul sosirii Secretariatul unităţii penitenciare Compartimentul achiziţii publice Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 7 - Desfăşurarea şedinţei de licitaţie
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Completarea de către fiecare membru al comisiei de licitaţie a declaraţiilor privind confidenţialitatea şi conflictul de interese, înainte de deschiderea documentelor de calificare depuse de operatori Se completează declaraţia de confidenţialitate şi imparţialitate de către membrii comisiei referitoare la:
- inexistenţa relaţiilor de rudenie sau de afinitate până la gradul al IV-lea faţă de reprezentanţii operatorilor economici participanţi la procedură;
- păstrarea confidenţialităţii asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror altor informaţii prezentate de către ofertanţi.
Înainte de începerea şedinţei de licitaţie Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
1.1. În cazul apariţiei conflictului de interese, se ia decizia modificării comisiei de licitaţie şi se modifică decizia de numire a comisiei. Directorul unităţii organizatoare, care a numit comisia de licitaţie, va dispune modificarea componenţei acestei comisii. În momentul apariţiei conflictului de interese Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
2. Plicurile cu documentele ofertanţilor se deschid la data, ora şi locul precizate în documentaţia descriptivă Documentele se deschid de către comisia de licitaţie. Şedinţa licitaţiei cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
2.1. Participarea ofertanţilor şi numărul acestora 1. Prezenţa acestora se consemnează în procesul-verbal al şedinţei. La procedură pot participa un număr nelimitat de participanţi, dar nu mai puţin de 2. În caz contrar, procedura se reia în termen de 10 zile lucrătoare.
2. Dacă şi după a doua şedinţă organizată conform prevederilor de mai sus nu se prezintă decât un singur operator economic, atunci comisia de evaluare îi atribuie acestuia contractul, la preţul de adjudecare format din preţul de pornire la care se adaugă cel puţin un pas de licitare, preţ care nu va fi mai mic decât nivelul tarifelor de închiriere în lei/mp/lună, practicate de unitatea administrativ-teritorială în baza hotărârii consiliului local.
Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
2.2. În cadrul şedinţei de licitaţie cu strigare a ofertelor, comisia de licitaţie verifică modul de respectare a regulilor formale de depunere şi prezentare a documentelor. Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor prevăzute în documentaţia descriptivă. Şedinţa de licitaţie cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
3. Plicurile vor fi deschise de către preşedintele comisiei de licitaţie. Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; modificările şi retragerile de oferte; existenţa garanţiilor de participare; documentele de calificare solicitate, inclusiv preţul de pornire; saltul/pasul de licitare; orice alte detalii şi precizări pe care comisia de licitaţie le consideră necesare. În cazul în care oferta este retrasă după deschiderea plicurilor şi înainte de adjudecarea licitaţiei, operatorul economic pierde dreptul de recuperare a sumei depuse ca garanţie de participare. Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Preşedintele comisiei de licitaţie Preşedintele şi comisia de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
3.1. Nicio ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinţei de licitaţie cu strigare. Excepţia de la această regulă o fac ofertele întârziate şi ale celor care nu fac dovada constituirii garanţiei pentru participare. Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
4. Examinarea şi evaluarea documentelor Comisia de licitaţie are obligaţia de a desfăşura activităţile de examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii contractante. Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
5. Verificarea documentelor Verificarea de către comisia de licitaţie a condiţiilor menţionate în documentaţia descriptivă, inclusiv a eligibilităţii participanţilor la licitaţie, conform anexei nr. 3.6 la documentaţia descriptivă. Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
5.1. Orice decizie a comisiei de licitaţie trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi. Membrii comisiei de licitaţie care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se ataşează la procesul-verbal al şedinţei. Imediat după încheierea şedinţei licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
6. Desfăşurarea licitaţiei cu strigare Operatorilor economici li se înmânează taloane cu numere de ordine.
În cursul şedinţei de licitaţie, operatorii economici confirmă şi acceptă, prin ridicarea talonului de participare, valoarea anunţată de preşedintele comisiei de licitaţie.
Licitaţia se desfăşoară prin strigare pentru fiecare pas de licitare.
Preşedintele comisiei declară începerea supralicitării şi solicită oferte cel puţin egale cu preţul de pornire.
Odată ce unul dintre ofertanţi a oferit o sumă, niciun alt ofertant nu va putea oferi aceeaşi sumă, ci doar o sumă mai mare, cu respectarea pasului de licitare. După anunţarea fiecărei oferte, preşedintele comisiei strigă de 3 ori oferta făcută. Dacă la a III-a strigare nu este anunţată o ofertă mai mare, este declarat câştigător cel care a făcut ultima ofertă.
Ofertele care nu respectă pasul de licitare precizat (-. . lei) sau multiplu al acestuia nu sunt acceptate în cadrul procedurii de licitaţie.
Şedinţa licitaţiei publice cu strigare
7. Stabilirea operatorului câştigător Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili operatorul câştigător, pe baza aplicării criteriului stabilit în documentaţia descriptivă. După anunţarea verbală a câştigătorului de către preşedintele comisiei de licitaţie, licitaţia se declară închisă. Şedinţa licitaţiei publice cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
8. Comisia de licitaţie va întocmi un proces-verbal al licitaţiei. Procesul-verbal al licitaţiei trebuie să includă informaţiile anunţate de către preşedintele comisiei. Preţul adjudecat se va specifica în cifre şi în litere. Şedinţa licitaţiei cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
8.1. Semnarea procesului-verbal al licitaţiei Procesul-verbal va fi semnat de către membrii comisiei de licitaţie şi de către reprezentanţii operatorilor economici care sunt prezenţi la licitaţie.
Se înmânează o copie a procesului-verbal al şedinţei de licitaţie cu strigare fiecărui participant la şedinţă.
Şedinţa licitaţiei cu strigare Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Director Compartimentul achiziţii publice
9. Contestaţii - depunere şi soluţionare În termen de 3 zile de la data comunicării procesului-verbal, participanţii la licitaţie pot formula contestaţii referitoare la organizarea şi desfăşurarea procedurii.
Directorul unităţii poate stabili soluţionarea contestaţiei de către aceeaşi comisie de licitaţie sau de o altă comisie, care va analiza şi soluţiona eventualele contestaţii în termen de două zile lucrătoare de la înregistrarea acestora la sediul autorităţii organizatoare.
După soluţionare acestora se comunică în scris fiecărui operator economic rezultatul contestaţiei.
În termen de 3 zile Membrii comisiei Preşedintele comisiei de licitaţie Compartimentul achiziţii publice
9.1. Elaborarea procesului-verbal final al procedurii, după caz Procesul-verbal trebuie să includă informaţiile privind contestaţiile depuse şi modul de soluţionare a acestora.
În situaţia în care nu au existat contestaţii, la expirarea termenului de depunere a acestora, procesul-verbal al comisiei de licitaţie devine proces-verbal final al procedurii
În termen de două zile Membrii comisiei de licitaţie Preşedintele comisiei de licitaţie Director Compartimentul achiziţii publice
9.2. Anularea procedurii, dacă dacă este cazul Procedura se anulează atunci când:
- niciun operator economic nu îndeplineşte condiţiile de calificare;
- la prima licitaţie se prezintă un singur operator economic;
- operatorul economic declarat câştigător refuză încheierea contractului de locaţiune, i se reţine valoarea garanţiei de participare depusă şi acesta nu va mai participa pe o perioadă pe 1 an la procedurile din sistemul penitenciar;
- abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura sau este imposibilă încheierea contractului etc.
Cât mai curând posibil Membrii comisiei de evaluare Preşedintele comisiei de licitaţie Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 8 - Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de licitaţie
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Informarea operatorilor economici Unitatea organizatoare are obligaţia de a informa participanţii despre deciziile referitoare la participarea acestora la licitaţia cu strigare sau, dacă este cazul, despre anularea procedurii şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
În comunicarea către operatorul economic declarat câştigător se specifică locul şi data la care este invitat acesta pentru încheierea contractului.
Dacă acesta refuză încheierea contractului, operatorului economic i se reţine garanţia de participare şi nu va mai participa la proceduri în sistemul penitenciar pe o perioadă de un an.
În această situaţie, unitatea va invita operatorul economic clasat pe locul 2 pentru încheierea contractului.
Dacă şi acesta refuză, i se reţine garanţia de participare şi nu va mai participa la proceduri în sistemul penitenciar pe o perioadă de un an.
În aceste condiţii se organizează o nouă procedură de licitaţie.
Cât mai curând posibil Compartimentul achiziţii publice Preşedintele comisiei de licitaţie Director Compartimentul achiziţii publice
1.1. Comunicarea şi transmiterea rezultatului licitaţiei Comunicarea rezultatului licitaţiei se realizează în scris, prin e-mail, poştă, fax. Maximum 3 zile Compartimentul achiziţii publice Preşedintele comisiei de licitaţie. Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 9 - Semnarea contractului
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Finalizarea atribuirii contractului de locaţiune Procedura se finalizează prin semnarea contractului de locaţiune.
Contractul va cuprinde clauze privind data şi modul de plată a chiriei, a utilităţilor, utilizarea, întreţinerea şi restituirea bunului închiriat, respectarea regulilor de protecţie militară, păstrarea secretului, accesul şi ordinea interioară, a normelor de prevenire şi stingere a incendiilor, de protecţie a muncii şi a mediului, în ceea ce priveşte penalităţile de întârziere, şi faptul că spaţiul nu poate fi înstrăinat, subînchiriat sau dat în folosinţă altor persoane, obligaţia încadrării în media preţurilor practicate pe piaţa locală, precum şi condiţiile în care contractul poate fi reziliat şi durata acestuia.
La data semnării contractului Compartimentul achiziţii publice Structura economică Consilier juridic Viză Control financiar preventiv propriu (CFPP) Director Compartiment achiziţii
2. Încheierea contractului de locaţiune Contractul de locaţiune se încheie în formă scrisă, în două exemplare, şi se semnează de către directorul unităţii şi operatorul economic câştigător, fiind avizat de directorul economic, consilierul juridic, (vizat de CFPP). 5 zile de la comunicarea rezultatului procedurii Compartimentul achiziţii publice Consilier juridic Structura economică Consilier juridic Director Compartimentul achiziţii publice Structura economică
3. Cuprinsul contractului de locaţiune Fac parte din contractul de locaţiune:
a) caietul de sarcini;
b) documentaţia descriptivă;
c) procesul-verbal de predare- primire;
d) anexa nr. 1 la Decizie - Modul de calcul şi de respectare a mediei preţurilor practicate în cadrul punctelor comerciale din incinta unităţii penitenciare, verificate semestrial sau de câte ori există o sesizare.
Compartimentul achiziţii publice Structura economică Consilier juridic Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 10 - Definitivarea dosarului procedurii de licitaţie şi arhivarea documentelor
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Definitivarea dosarului licitaţiei publice Dosarul cuprinde toate activităţile desfăşurate în cadrul procedurii de licitaţie, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii. După finalizarea licitaţiei Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice
Etapa 11 - Constituirea garanţiei de bună execuţie
Nr. crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifică Aprobă Arhivează
1. Constituirea garanţiei de bună execuţie 1. Se solicită constituirea garanţiei de bună execuţie, care poate fi sub mai multe forme:
- scrisoare de garanţie bancară;
- depunerea în contul locatorului; sau
- depunerea de numerar la casieria unităţii;
- alte instrumente de garantare conform legii.
2. Garanţia de bună execuţie poate fi reţinută în următoarele situaţii:
- locatarul nu îşi îndeplineşte în tot sau în parte obligaţiile contractuale sau le îndeplineşte în mod necorespunzător;
- locatarul solicită rezilierea contractului sau reducerea perioadei de valabilitate a contractului, înainte de expirarea duratei pentru care a fost încheiat acesta.
Odată cu încheierea contractului Compartimentul achiziţii publice Structura economică Director Compartimentul achiziţii publice

ARTICOLUL 2 Dispoziţii finale

(1) Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din Procedura privind închirierea spaţiilor din sistemul administraţiei penitenciare.

(2) La demararea procedurii, unitatea penitenciară va solicita consiliului local comunicarea tarifului de închiriere a spaţiilor de pe raza de acţiune a acesteia, în . . . . . . . . . . lei/mp/lună. În cazul în care tariful nu este actualizat, acesta va fi actualizat în conformitate cu indicele preţului de consum ("IPS") pentru servicii publicat pe pagina Institutului Naţional de Statistică.

(3) În cazul în care tariful de închiriere a spaţiilor nu este stabilit de către unitatea administrativ-teritorială de pe raza căreia se află unitatea penitenciară, atunci aceasta, la început de an, va solicita în scris consiliului local/judeţean comunicarea cuantumului lunar de închiriere. Potrivit Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, consiliile locale şi judeţene au atribuţii referitoare la stabilirea tarifelor de închiriere bunuri proprietate publică.

(4) Documentaţia descriptivă, caietul de sarcini şi contractul de locaţiune se adaptează condiţiilor unităţii organizatoare, existând posibilitatea particularizării clauzelor contractuale de către unitate.

ANEXA Nr. 1 la procedură

CAIET DE SARCINI

1. Oportunitatea

Înfiinţarea punctului comercial în incinta sistemului administraţiei penitenciare urmăreşte crearea unor condiţii care să asigure deţinuţilor accesul la o gamă diversificată de bunuri şi produse la care aceştia au dreptul, conform legislaţiei în vigoare; punctul comercial deserveşte şi personalul unităţilor penitenciare.

Obiectivele înfiinţării punctului comercial sunt:

- realizarea unui sistem de aprovizionare accesibil şi avantajos, capabil să pună la dispoziţia deţinuţilor, pe bază de cerere sau în mod direct, articole de îmbrăcăminte, alimente, articole sanitare de uz personal, bunuri de larg consum de primă necesitate permise în incinta unităţii penitenciare;

- crearea posibilităţii deţinuţilor fără familie sau nevizitaţi să îşi procure bunurile de care au nevoie pe timpul detenţiei;

- apropierea de standardele Uniunii Europene.

2. Descrierea spaţiului

Spaţiul cu destinaţia de punct comercial pentru vânzarea de produse alimentare şi nealimentare către deţinuţi şi personalul unităţii penitenciare . . . . . . . . . . are o suprafaţă totală de . . . . . . . . . . m2 şi este structurat astfel:

- 1 încăpere cu suprafaţa de . . . . . . . . . . mp (cu destinaţie de spaţiu desfacere bunuri şi produse);

- 1 încăpere cu suprafaţa de . . . . . . . . . . mp (cu destinaţie de spaţiu depozitare);

- 1 grup sanitar cu suprafaţa de . . . . . . . . . . mp (dotat cu chiuvetă şi vas WC);

- 1 vestiar cu suprafaţa de . . . . . . . . . . mp, dotat cu cuier pentru haine.

Punctul comercial în cauză este racordat la utilităţi astfel:

- alimentarea cu energie electrică se face din sistemul energetic naţional;

- alimentarea cu apă se face din reţeaua de apă a unităţii;

- sistem de canalizare;

- încălzirea este asigurată de centrala termică a unităţii.

3. Obligaţiile operatorului economic

Operatorul economic declarat câştigător trebuie să deţină toate avizele şi/sau autorizaţiile necesare derulării acestei activităţi, unitatea penitenciară nerăspunzând în faţa instituţiilor cu atribuţii de control despre activitatea desfăşurată sau de natura mărfurilor depozitate în spaţiile închiriate.

Orice întârziere în începerea derulării contractului de închiriere datorată culpei operatorului economic va fi amendată prin plata chiriei corespunzătoare perioadei de întârziere.

În situaţia în care, din vina operatorului economic, întârzierea dării în folosinţă a spaţiului depăşeşte 7 zile lucrătoare, de la data semnării contractului, acesta va putea fi reziliat unilateral de către unitatea penitenciară, fără necesitatea unei notificării prealabile, iar operatorul economic este obligat la plata chiriei pentru întreaga perioadă scursă de la data semnării contractului.

Depozitarea bunurilor şi a produselor aprovizionate trebuie să se efectueze în condiţii igienico-sanitare care să asigure menţinerea caracteristicilor de calitate specifice.

Operatorul economic se obligă:

a) să nu subînchirieze spaţiul care face obiectul contractului de închiriere;

b) să întrebuinţeze, pe toată durata închirierii, bunul imobil ca un bun locatar, cu bună-credinţă şi potrivit destinaţiei care rezultă din contract, purtând răspunderea pentru toate pagubele produse din culpa sa;

c) să efectueze plata impozitului pe clădiri aferent folosirii spaţiului închiriat în conformitate cu prevederile art. 455 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare;

d) să suporte, pe toată durata închirierii, cheltuielile referitoare la utilităţile consumate pentru folosinţa bunului imobil închiriat, respectiv cheltuielile cu energia electrică, termică şi de apă, stabilite de unitatea penitenciară, aferentă spaţiului închiriat;

e) să execute la timp lucrările de întreţinere şi reparaţii, în vederea menţinerii bunului imobil închiriat în bune condiţii;

f) să plătească chiria lunară la termenul stipulat în contract; plata contravalorii chiriei şi a cheltuielilor cu energie electrică, termică şi apă se face până la . . . . . . . . . . ale lunii în curs;

g) să răspundă pentru distrugerea totală sau parţială a bunului imobil închiriat, care s-ar datora culpei sale;

h) să permită autorităţii contractante să controleze modul în care este utilizat bunul imobil închiriat şi starea acestuia;

i) să nu aducă modificări bunului imobil închiriat decât cu acordul prealabil, în scris, al autorităţii contractante şi cu respectarea legislaţiei în vigoare, respectiv obţinerea autorizaţiei de construcţie;

j) să restituie bunul imobil la expirarea/încetarea contractului în bune condiţii, conform procesului-verbal de predare-primire, luându-se în considerare gradul normal de uzură;

k) să utileze şi să doteze spaţiul comercial cu mobilierul, echipamentele şi instalaţiile necesare desfăşurării şi asigurării condiţiilor optime de depozitare, conservare şi comercializare a bunurilor materiale şi produselor alimentare;

l) să deţină casă de marcat omologată de organele fiscale şi care să asigure eliberarea de bonuri fiscale pe care să se imprime denumirea produsului cumpărat, marca şi, după caz greutatea/volumul, preţul şi valoarea;

m) să deţină cântar electronic verificat metrologic;

n) să încheie contract cu societatea abilitată care să asigure în penitenciar softul programului necesar pentru facturare, iar toate echipamentele adiacente sunt în sarcina locatarului;

o) să asigure unităţii penitenciare posibilitatea verificării, în orice moment, a modului de formare a preţului de vânzare şi să prezinte documentele privind autorizaţiile de funcţionare ale magazinului, certificatele metrologice şi carnetele de sănătate ale angajaţilor;

p) să respecte prevederile anexei la prezentul caiet de sarcini şi să comercializeze toată gama de produse solicitate la care au dreptul deţinuţii; de la punctul comercial să fie achiziţionate şi produse dintre cele prevăzute de normele în vigoare privind categoriile de bunuri ce pot fi primite, cumpărate, păstrate şi folosite de persoanele aflate în executarea pedepselor privative de libertate direct sau pe bază de solicitare scrisă, în cazul bunurilor de folosinţă îndelungată sau al celor care nu se regăsesc printre cele comercializate în mod curent; să nu comercializeze pentru o perioadă de 6 luni produsele cuprinse în lista anexată caietului de sarcini la preţuri ce depăşesc media preţurilor comunicate de autoritatea contractantă;

q) să aibă expuse la vedere preţurile pe produs, certificatul de înregistrare la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, autorizaţiile de funcţionare, precum şi adaosul comercial pe care îl practică;

r) să respecte prevederile anexei nr. 3.5 la documentaţia descriptivă;

s) să angajeze personal (vânzători/persoane care asigură aprovizionarea punctului comercial) care să respecte prevederile anexei nr. 3.5 la documentaţia descriptivă şi care să aibă efectuate analizele medicale conform prevederilor legale; pe cât posibil, operatorul economic va menţine personalul angajat, evitând fluctuaţia acestuia, iar acesta se va supune regulilor de acces, control şi securitate stabilite de către unitatea penitenciară;

ş) să efectueze periodic, conform prevederilor legale incidente în această materie, operaţiuni de dezinsecţie/dezinfecţie/deratizare, precum şi ori de câte ori se impune, iar ulterior să prezinte locatorului dovada efectuării acestor operaţiuni;

t) să respecte normele de protecţie a mediului, protecţia muncii, P.S.I. şi să asigure curăţenia în incinta spaţiului închiriat;

ţ) preţurile practicate în cadrul punctelor comerciale din incinta penitenciarului nu pot fi mai mari decât media preţurilor practicate de magazine similare de pe piaţa locală; la timbre şi plicuri va practica adaos comercial 0, iar la ţigări preţul de vânzare nu poate depăşi preţul de vânzare cu amănuntul în vigoare la momentul vânzării, conform art. 343 alin. (10) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare. Prin magazine similare de pe piaţa locală se înţelege operatorii economici "similari" ca specific de activitate şi rulaj care funcţionează în localitate sau zonele limitrofe şi care comercializează produse identice cu cele comercializate prin punctul comercial, din punctul de vedere al tipului, al unităţii de măsură şi al caracteristicilor de calitate;

u) personalul unităţii penitenciare nu poate fi implicat direct în activitatea de încărcare-descărcare a mărfurilor, a bunurilor şi a produselor destinate comercializării;

v) deţinuţii pot fi folosiţi la activităţi de încărcare-descărcare a mărfurilor destinate comercializării mărfurilor la punctul comercial cu condiţia încheierii unui contract de prestări servicii între operatorul economic şi unitatea penitenciară.

4. Reguli privind comercializarea

Operatorul economic trebuie să asigure aprovizionarea cu o gamă cât mai diversificată din produsele prevăzute de normele în vigoare.

Bunurile şi produsele destinate comercializării vor fi însoţite în permanenţă de documente justificative privind provenienţa, calitatea şi termenele de valabilitate ale acestora, precum şi de certificatele de garanţie pentru bunurile de folosinţă îndelungată.

Pentru fiecare operaţie comercială efectuată se emite bon fiscal. Bonul fiscal trebuie să cuprindă denumirea produsului, cantitatea, preţul unitar şi valoarea tuturor produselor cumpărate, plus cuantumul TVA.

Se interzice comercializarea către deţinuţi a bunurilor şi produselor alimentare care nu se regăsesc în normele în vigoare, a produselor alimentare care necesită încălzire, coacere, fierbere sau alte tratamente termice în vederea consumului, cu excepţia cafelei, ceaiului şi laptelui; de asemenea se interzice comercializarea către deţinuţi a lămâilor şi derivate ale acestora.

Programul de funcţionare al punctului comercial se stabileşte de comun acord cu conducerea unităţii.

Unitatea penitenciară asigură accesul şi însoţirea deţinuţilor la punctul comercial, în funcţie de programul stabilit, cel puţin o dată pe săptămână.

5. Procedura de cumpărare

Săptămânal, deţinuţii au dreptul de a cumpăra de la punctele comerciale din incinta penitenciarului, în limita a 3/4 din valoarea salariului minim brut pe economie, alimente, fructe, legume, apă minerală, băuturi răcoritoare, ţigări şi alte bunuri de natura celor permise să fie primite. Materialele necesare exercitării drepturilor de petiţionare, la corespondenţă şi la convorbiri telefonice pot fi cumpărate de la punctele comerciale din incinta penitenciarului fără a afecta limita de 3/4 din valoarea salariului minim brut pe economie, conform art. 151 alin. (1) din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 254/2013 privind executarea pedepselor şi a măsurilor privative de libertate dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 157/2016, cu modificările şi completările ulterioare.

Procedura de folosire a dreptului de cumpărare de bunuri şi produse de către deţinuţi are următoarele particularităţi:

- se urmăreşte ca acesta să prezinte documentul justificativ, pentru verificarea soldului disponibil pentru cumpărături;

- fiecare deţinut este obligat să ridice bonul fiscal.

6. Controlul punctului comercial

Activitatea punctului comercial se controlează periodic şi ori de câte ori este nevoie de persoanele desemnate de către directorul unităţii ori, după caz, de reprezentanţii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi de alte structuri de control abilitate.

Rezultatele controlului se consemnează în registrul de control constituit la nivelul punctului comercial şi în procesele- verbale sau notele de control.

Verificarea preţurilor din magazin raportat la cele din listă se face săptămânal de o comisie aprobată de conducerea unităţii penitenciare, constituită din 3 membri, din care unul să fie nominalizat preşedinte, astfel:

- un reprezentant al structurii medicale care va verifica, în principal: condiţiile de igienă, autorizaţiile de funcţionare, carnetele de sănătate ale angajaţilor;

- achizitorul unităţii;

- un reprezentant al structurii operative.

Achizitorul şi reprezentantul structurii operative au ca atribuţii principale: verificarea preţurilor din listă cu cele ale produselor expuse la vânzare, verificări metrologice, termenul de valabilitate, existenţa cantităţilor/stocurilor raportat la cererea deţinuţilor.

Rezultatele verificării efectuate la punctul comercial se trec într-un proces-verbal, care împreună cu toate documentele procedurii de închiriere se clasează la dosarul contractului de închiriere, gestionat de persoana desemnată în acest sens. Totodată, un exemplar al procesului-verbal se va înmâna locatarului (chiriaşului).

Lunar, în consiliul de conducere al unităţii se analizează activitatea comisiei şi respectarea preţurilor din listă.

Pentru restul produselor care nu se regăsesc în lista cu preţurile maximale, verificarea se face semestrial sau de câte ori există o sesizare, prin compararea preţurilor din magazin cu media preţurilor produselor de la magazinele similare, de pe piaţa locală.

Verificarea se face de către aceeaşi comisie menţionată mai sus, iar rezultatele se trec într-un proces-verbal.

În situaţia în care se constată depăşiri ale preţurilor la operatorul economic, acesta va fi notificat de conducerea unităţii penitenciare, menţionând faptul că se încalcă clauzele care reglementează raporturile juridice dintre piaţă şi astfel de cazuri.

Locatarul are obligaţia de a retrage de la vânzare respectivele produse în ziua primirii notificării de la unitatea penitenciară şi de a modifica în termen de 3 zile lucrătoare preţurile, pentru a se încadra în limita medie a preţurilor practicate de magazinele similare de pe piaţa locală. Până la modificarea preţurilor, operatorul economic nu comercializează produsele menţionate în notificarea scrisă primită de la unitate.

În caz contrar, contractul va putea fi considerat reziliat unilateral de plin drept de către unitatea penitenciară, cu informarea scrisă a operatorului economic, fără intervenţia instanţei de judecată, iar acesta este obligat la plata chiriei până la data menţionată în cuprinsul notificării de reziliere, fiindu-i reţinută, de asemenea, ca urmare a nerespectării clauzelor contractuale, şi garanţia de bună execuţie.

În situaţia sus-menţionată, locatarul este obligat să continue activitatea încă o perioadă de timp, în aceleaşi condiţii precizate în contract, urmând ca rezilierea să fie realizată efectiv cu data semnării unui nou contract cu alt operator. Unitatea penitenciară are obligaţia ca în termen de 15 zile de la transmiterea notificării către locatar să iniţieze o nouă procedură de selecţie pentru alt operator economic.

După caz, unitatea penitenciară poate cere şi daune- interese, concomitent cu notificarea de reziliere, cu precizarea justificării lor.

7. Reguli de acces în unitate

Locatarul trebuie să respecte regulile de acces în unitate prezentate mai jos, precum şi orice alte reguli stabilite în acest sens prin acte normative sau prin hotărârea conducerii unităţii sau a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor:

a) locatarul trebuie să comunice în scris unităţii o situaţie cu numărul de înmatriculare al autovehiculului şi cu numele delegaţilor şi şoferilor care vor efectua aprovizionările;

b) personalul locatarului nu are acces în unitate cu telefoane mobile, reportofoane, aparate/camere foto şi alte aparate de înregistrare video şi audio, precum şi alte bunuri interzise menţionate în legislaţia sistemului administraţiei penitenciare;

c) personalului locatarului nu îi este permis să ia legătura cu deţinuţii în alte scopuri decât cele strict necesare desfăşurării activităţii şi să înmâneze acestora bunuri sau alimente, cu excepţia celor comercializate prin punctul comercial, în limita sumei aflate la dispoziţie şi a cuantumului legal;

d) locatarul va folosi în interiorul spaţiului de detenţie un singur mijloc de transport pentru transportul mărfurilor la punctul comercial;

e) la intrarea/ieşirea în/din unitate, atât personalul locatarului, cât mijlocul de transport al acestuia se supun controlului efectuat în toate punctele de control ale unităţii;

f) personalul locatarului este obligat să respecte un anumit traseu prestabilit până la punctul comercial al unităţii; mijlocul de transport al locatarului cu care acesta face aprovizionarea se deplasează pe un traseu prestabilit până la locul de descărcare şi înapoi;

g) în cazul în care locatarul sau angajaţii acestuia nu respectă indicaţiile enumerate mai sus, contractul va putea fi considerat reziliat unilateral de plin drept de către unitatea penitenciară, fără intervenţia instanţei de judecată, iar operatorul economic este obligat la plata chiriei până la data menţionată în cuprinsul notificării de reziliere, fiindu-i reţinută, de asemenea, ca urmare a nerespectării clauzelor contractuale, garanţia de bună execuţie şi vor fi sesizate, după caz, organele de poliţie.

8. Dispoziţii finale

(1) Unitatea penitenciară are obligaţia de a verifica până la deschiderea ofertelor, pe portalul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, în secţiunea dedicată, dacă operatorul economic figurează în baza de date, ca având interdicţie de a participa la proceduri.

(2) Dacă operatorul economic declarat câştigător refuză încheierea contractului de locaţiune, acestuia i se reţine valoarea garanţiei de participare depuse şi nu va putea participa la proceduri similare, în sistemul penitenciar, pe o perioadă de un an de zile, începând cu data . . . . . . . . . .; unitatea are obligaţia de a completa datele operatorului economic în anexa nr. 3.6 la documentaţia descriptivă, în termen de 3 zile de la incidentul care determină înscrierea în această evidenţă. În această situaţie, unitatea va invita operatorul economic clasat pe locul 2 pentru încheierea contractului. În cazul refuzului ocupantului locului 2, procedura de licitaţie se reia.

(3) În cazul în care se constată un fals în declaraţii/angajamente, pe parcursul procedurii de licitaţie, operatorul economic este exclus din procedură, iar dacă falsul este constatat după semnarea contractului, acesta va putea fi considerat reziliat unilateral de plin drept de către unitatea penitenciară, cu informarea scrisă a operatorului economic, fără intervenţia instanţei de judecată, iar acesta este obligat la plata chiriei până la data menţionată în cuprinsul notificării de reziliere, fiindu-i reţinută, de asemenea, ca urmare a nerespectării clauzelor contractuale, şi garanţia de bună execuţie.

(4) În cea din urmă situaţie (constatarea falsului ulterior semnării contractului), locatarul este obligat să continue activitatea încă o perioadă de timp, în aceleaşi condiţii precizate în contract, urmând ca rezilierea să fie realizată efectiv cu data semnării unui nou contract cu alt operator, conform notificării de reziliere.

(5) După caz, unitatea poate cere şi daune-interese, concomitent cu notificarea de reziliere, cu precizarea justificării lor.

(6) Unitatea penitenciară are obligaţia ca în termen de 10 zile să demareze o nouă procedură pentru închirierea spaţiului.

(7) În toate cazurile de interdicţie, unitatea penitenciară are obligaţia de a încărca datele operatorului pe portalul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, conform tabelului prezentat în anexa nr. 3.6. la documentaţia descriptivă, în termen de 3 zile de la incidentul care determină înscrierea în această evidenţă.

se încarcă...